Счета и чеки

Что приложение делает со счётом, а что нет

Приложение считает счёт: собирает все заказы посадки, делит их между гостями, печатает чек и освобождает стол. Оно же записывает, как вам заплатили (способ оплаты) — но денег не проводит.

Чего в нём нет: приёма платежей, сдачи, чаевых, промокодов, скидки на весь счёт, налогов и сервисного сбора, фискального чека и связи с кассовым аппаратом. Гость платит на вашей кассе — в подвале каждого чека так и напечатано, что он не фискальный.

Скидка есть, но одна и точечная: на отдельное блюдо в открытом счёте (правка счёта). Так скидка всегда привязана к строке и видна в чеке, а не растворяется в итоге.

{primary} Держите это в голове при запуске: «закрыть счёт» здесь означает «рассчитано, стол свободен», а не «деньги проведены». Способ оплаты — это отметка кассира для сверки, а не транзакция.

Как устроен счёт стола

Заказ — это один заход на кухню. Счёт — вся посадка за столом. Он открывается сам с первым заказом, и каждый следующий заказ этого стола попадает в него же: у стола всегда ровно один открытый счёт.

В сумму идут подтверждённые и завершённые заказы. Снятые позиции не считаются и в чек не попадают (снятие позиции).

{info} Если счёт открыт со вчера и не закрыт, в шапке появится напоминание с датой — так забытые столы не копятся неделями.

Три уровня, у каждого свой статус.

  • Счёт — открыт или закрыт. Закрыть счёт значит «рассчитались, стол свободен».
  • Заказ — новый, в работе, подан (или отклонён и отменён — такие в сумму не идут).
  • Блюдо — ожидает, готовится, готово, подано.

Главное правило: «Закрыть счёт» — про деньги, «Подать» — про тарелку. Закрытие счёта блюда не трогает: недоготовленный заказ остаётся на кухне и на доске «Заказы» с пометкой «Оплачено», пока блюдо не вынесут. А «Завершить» у самого заказа, наоборот, отмечает поданными все его блюда.

Шпаргалка смены.

  • Официант: подтвердить новый заказ гостя → вынести готовое и нажать «Подать» → гость просит счёт: открыть счёт стола, распечатать пре-чек (если он включён в заведении), нажать «Ждёт оплаты».
  • Кухня: взять тикет → отметить блюда готовыми. Пометка «Оплачено» значит только, что гость уже расплатился, — готовить всё равно нужно.
  • Касса: в виде «Касса» сверху столы, которые ждут оплаты → проверить сумму, при необходимости поправить → принять оплату на своей кассе → «Закрыть счёт» и выбрать способ оплаты → в конце смены сверить итог «Деньгами» с ящиком и банком, а счета «Не указано» дозаполнить.

Откуда открыть счёт

Кнопка «Счёт стола» есть на всех рабочих местах экрана «Заказы»:

  • на карточке стола в карте зала, в панели заказа и в карточке тикета;
  • в виде «Касса» — там собраны все столы к расчёту («Ждёт оплаты»);
  • в архиве заказа — карточкой счёта с номером, статусом и суммой; так открывается уже закрытый счёт (после расчёта);
  • на карточке вызова «Гость просит счёт» — она приходит и в «Зал», и на «Заказы» и открывает нужный счёт: напечатать пре-чек (если он включён), отнести или закрыть.

Гость со своего телефона видит только свои заказы, а не общий счёт стола.

Правка счёта: убрать блюдо, дать скидку

Пока счёт открыт, его можно поправить прямо в шторке — для этого не нужен отдельный «пре-чек как документ», достаточно привести счёт в порядок перед тем, как нести его гостю.

У каждой строки есть кнопка правок (три точки справа). В ней два действия:

  • Скидка на блюдо — процентом (есть быстрые 10/20/50/100) или суммой, с необязательной причиной. Цена в меню и цена в заказе не меняются: скидка записывается отдельно и вычитается из строки, поэтому в чеке видно «−50 %», а итог счёта пересчитывается сам. Повторная правка с нулём снимает скидку.
  • Убрать из счёта — то же снятие позиции, что и на карточке заказа: строка остаётся в истории с причиной, но из суммы и чека уходит.

Добавить блюдо в уже открытый счёт можно обычным способом — новым заказом на тот же стол: он попадёт в тот же счёт (как устроен счёт стола).

{info} Скидку и снятие позиции видит вся смена сразу, и оба действия записываются в историю заказа: кто, когда и почему. Цена блюда в снимке заказа при этом остаётся прежней — именно это позволяет потом разобраться, что произошло.

Счёт стола

«Ждёт оплаты»: стол попросил счёт

Между «гость попросил счёт» и «стол свободен» есть промежуток, в котором зал раньше был слеп: непонятно, носил ли кто-то уже пре-чек. Кнопка «Ждёт оплаты» в счёте помечает стол — и он поднимается наверх в виде «Касса» на экране «Заказы», где кассир видит все столы к расчёту.

Это не статус: счёт остаётся открытым, и стол по-прежнему принимает заказы — гости часто просят счёт, а потом заказывают ещё кофе. Кнопка «Вернуть в работу» снимает пометку.

Ставит пометку тот, у кого есть право «Расчёт счетов», то есть касса. Официанту она и не нужна: просьба гостя приходит карточкой вызова «Гость просит счёт» — и на «Зал», и на «Заказы», — а печать пре-чека (если он включён в заведении) права не требует. В виде «Касса» стол, который просит счёт, стоит первым.

В виде «Касса» отдельной строкой предупреждают о счетах, открытых со вчера и раньше: в этой модели забытый счёт держит стол занятым, пока его не закроют.

Вид «Касса»

Закрытие счёта

Кнопка «Закрыть счёт» просит подтверждение и честно называет последствия: сумма станет финальной, стол освободится, следующий заказ откроет новый счёт. Все ещё не завершённые заказы завершаются сами — отдельно «закрывать» их не нужно.

Что мешает и что не мешает закрытию:

  • Неподтверждённые заказы гостя блокируют расчёт — сначала подтвердите или отклоните их, иначе гость останется с висящей заявкой.
  • Неподанные позиции не мешают. Подтверждение называет их двумя строками: сколько блюд кухня ещё готовит и сколько уже готово, но не отмечено поданным. Недоготовленный заказ после расчёта остаётся на кухне и на доске «Заказы» с пометкой «Оплачено», пока блюдо не вынесут; подачу отмечают как обычно. Стол при этом освобождается сразу.
  • Пустой счёт тоже закрывается. Если все заказы стола отклонены или отменены, рассчитывать нечего, но счёт всё ещё держит стол занятым — закрытие просто освобождает стол и денег не проводит. Если последний заказ стола удаляет поддержка платформы (удаление есть только в её панели), счёт закрывается сам.

Без интернета. Если в заведении включены заказы без интернета, касса закрывает стол и без связи — и рассчитывает ровно то, что видно на экране: позиции, которые показывает счёт, со способом оплаты и суммой, которую вы взяли. Стол освобождается сразу, а расчёт уходит на сервер, когда связь вернётся.

  • Способ оплаты обязателен: наличные, карта, перевод, кошелёк или ваучер. «На номер», деление и слияние — только при связи.
  • Неподтверждённые гостевые заказы не мешают: они остаются открытыми на столе, касса предупредит, сколько их.
  • Если на столе есть то, чего касса не видела — заказ с другой кассы или гостевой, пришедший за время обрыва, — он не закрывается вместе с этим расчётом. Когда связь вернётся, касса скажет «Ещё … на столе открыто», а в счёте стола появится пометка об остатке прошлой компании: рассчитайте его отдельно, прежде чем сажать новых гостей.
  • Если стол тем временем закрыла другая касса, уже оплаченное второй раз не оплачивается, а двойной сбор денег попадает менеджеру в сверку (если что-то изменилось).

{warning} Закрытие необратимо: переоткрыть счёт нельзя. Чек можно напечатать и потом: закрытый счёт открывается из любого своего заказа и остаётся доступен для печати (после расчёта).

Способ оплаты

При закрытии счёта касса может отметить, чем заплатил гость: наличные, перевод (QR), карта, кошелёк, на номер, ваучер. Это переключатель, как «Считается как» у блюда: по умолчанию он стоит в «не указано», и счёт закрывается независимо от того, тронули его или нет.

Зачем это нужно: в конце смены в виде «Касса» видно, сколько и чем рассчитали за день, а в аналитике — разбивка за период. Сверять наличные в ящике, поступления на счёт и терминал иначе не с чем.

{primary} Приложение по-прежнему не проводит деньги. Оно записывает, как вам заплатили; саму оплату принимает ваша касса.

Про способы, принятые во Вьетнаме:

  • Перевод (QR) — «chuyển khoản» по VietQR: гость сканирует код банковским приложением. Самый частый безнал у местных гостей.
  • Кошелёк — MoMo, ZaloPay, VNPAY, ShopeePay. Отдельно от перевода: деньги приходят на кошелёк мерчанта, а не на банковский счёт, и сверяются отдельно. Если у вас один QR на всё, отмечайте Перевод.
  • На номер — для отелей: счёт уходит на номер гостя, деньги берёт ресепшен. Просит номер комнаты и подставляет его из заявки гостя, если тот его указал. В чеке номер печатается крупно и добавляется строка для подписи гостя. Список таких счетов за период для сверки с ресепшеном — Аналитика → Выгрузить → Проводки на номер (подробнее).
  • Ваучер — включённый завтрак, комплимент, угощение за счёт заведения. Счёт при этом может быть и на ноль — он всё равно попадёт в отчёт.

Если способ не выбрали, счёт попадёт в строку «Не указано». Это не ошибка: так же выглядят все счета, закрытые до появления этой отметки. Указать способ можно и после расчёта (после расчёта).

При делении счёта способ выбирается для каждого гостя отдельно — это и есть способ принять оплату «половину картой, половину наличными» (деление по гостям).

После расчёта

Закрытый счёт никуда не исчезает. Он открывается из любого своего заказа — с карточки заказа на экране «Заказы» и из архива — и показывается только для чтения: все заказы, финальная сумма, кто и когда рассчитал, и кнопка печати чека. Кнопок закрытия, деления и слияния там уже нет.

Это же относится и к перепечатке: чек можно напечатать и через час, и на следующий день — искать бумажку не нужно.

Способ оплаты правится и после расчёта. Если кассир промахнулся или закрыл счёт, не выбрав ничего, на плашке есть кнопка «Изменить оплату» / «Указать оплату»: она же снимает отметку обратно в «не указано». Правка пишется в историю заказа — видно, кто и когда её сделал. Это единственное, что можно изменить в закрытом счёте, и сделано так потому, что закрытие необратимо, а неверная отметка навсегда портила бы отчёт.

{warning} В остальном закрытый счёт изменить нельзя: ни добавить блюдо, ни дать скидку, ни переоткрыть. Всё прочее правится до расчёта.

Деление по гостям

Кнопка «Разделить» превращает список в конструктор: касание по позиции отправляет её текущему гостю, касание по заголовку заказа — весь заказ целиком. Гости различаются цветом, у каждого своя сумма, внизу видно остаток.

Гостей может быть до шести. На каждого печатается свой чек; всё, что никому не отнесли, остаётся в общем.

После того как позиции разложены, шторка спрашивает, чем платит каждый гость — по отдельному переключателю на группу и на остаток. Так и принимается оплата «половину картой, половину наличными»: у счёта один способ, а у каждой части деления — свой (способ оплаты).

{warning} Деление — это и есть расчёт: счёт закрывается целиком и необратимо. «Оплатить половину и оставить стол открытым» нельзя, и делить можно только по позициям — режимов «поровну» или «по сумме» нет.

Деление, как и закрытие, рассчитывает все заказы счёта. Поэтому на шаге выбора оплаты то же предупреждение: сколько блюд кухня ещё готовит и сколько готово, но не отмечено поданным. Оно ничего не блокирует.

Слияние столов

Когда компания расселась за два стола, а платит один раз: откройте счёт того стола, который будет платить, и выберите второй стол. Его заказы переедут сюда, а тот стол освободится.

Выбрать стол можно двумя способами — списком открытых счетов или на карте зала: на плане видно, где сидит остальная компания, а на переключателе залов написано, в каком из них есть что сливать. Столы без открытого счёта на карте погашены.

Счёт остаётся открытым — это не расчёт, а объединение. Слить можно только открытые счета одного заведения в одной валюте. Неподтверждённые заказы объединению не мешают: они просто переезжают вместе с остальными и ждут подтверждения уже на общем счёте (закрыть или разделить счёт с ними по-прежнему нельзя).

Счёт, открытый в один из прошлых дней, помечается датой и уходит в конец списка: обычно это забытый счёт, а не живая компания, и втянуть его — значит молча добавить гостю чужие деньги. Перед подтверждением выбранный стол, его сумма и дата ещё раз показываются внизу.

{warning} Обратной кнопки нет: если слили по ошибке, разнести гостей обратно можно только делением при расчёте.

Печать чека

Если в заведении включён пре-чек, пока счёт открыт кнопка называется «Печать пре-чека» — это счёт гостю до расчёта. После расчёта она становится «Печать чека», и в чеке появляется строка оплаты. Печатать можно и один заказ: с его карточки, из архива и сразу после записи устного заказа. Но такой чек — только этот заказ, а не весь стол: если стол заказывал несколько раз, гостю для оплаты печатайте чек из счёта.

Пре-чек — это настройка заведения: переключатель «Пре-чек» (Настройки → Касса и печать) выключен по умолчанию. Включите его, если носите гостям бумажный счёт до оплаты. Пока он выключен, у открытого счёта кнопки печати нет, а «Отправить на кассу» для такого счёта не сработает. «Печать чека» у рассчитанного счёта, чек одного заказа и пометка «Ждёт оплаты» от переключателя не зависят.

В диалоге выбирается бумага: 58 мм, 80 мм или A4 — термопринтер у бара или обычный офисный принтер. Выбор запоминается на устройстве, поэтому планшет и телефон могут печатать по-разному.

Когда чеки печатает принтер Qreaty Print, диалога нет: чек уходит на принтер сразу. Если агент стоит на том же компьютере, что и касса, касса отдаёт чек ему сама, на языке принтера (печать прямо с кассы).

В чеке: заведение, номер счёта («Счёт №7» — счета, как и заказы, нумеруются у заведения заново каждый день) или заказа, стол, имя и комната гостя, если заведение их спрашивает, позиции с модификаторами и комментариями, количество, суммы и итог. Если у самого счёта указан номер комнаты, в чеке по счёту печатается только она, а от гостей — одни имена (данные гостя). Снятые строки в чек не попадают — это чек гостю, а не журнал смены.

У рассчитанного счёта в чеке добавляется строка «Оплата: …» с выбранным способом (способ оплаты). Пре-чек её не печатает: пока никто не заплатил, такой строке на бумаге не место. Для оплаты на номер номер комнаты печатается отдельно и крупно, а под ним появляется место для подписи гостя — этот чек забирает ресепшен.

Внизу пре-чека печатается строка «Подпись гостя»: гость может расписаться прямо за столом, до расчёта. На чеке рассчитанного счёта этой строки нет.

{info} Печать идёт через обычное окно печати браузера, поэтому чек можно и сохранить в PDF. Прямой связи с драйвером кассового принтера у приложения нет.

Кто что может

  • Видеть счёт и печатать пре-чек — любой сотрудник заведения (сам пре-чек включается и выключается в настройках — печать чека). Официант спокойно несёт гостю распечатку, не имея права на расчёт.
  • Добавлять блюда в счёт — право «Приём заказов · Управление» (оно есть у официанта).
  • Убирать блюдо из счёта и давать на него скидку — право «Отмена заказов · Управление»: обе правки уменьшают сумму и пишутся в историю.
  • Закрывать, делить, сливать, помечать «Ждёт оплаты», записывать и править способ оплаты, видеть итоги дня в «Кассе» — отдельное право «Расчёт счетов · Управление». У пресетов «Владелец», «Менеджер» и «Кассир» оно есть, у «Официанта» — нет: пометку ставит тот, кто рассчитывает, а просьба гостя и так приходит карточкой вызова на оба экрана.

Общий планшет у кассы работает на роли «Кассир» и закрывает счета, пока у этой роли есть право «Расчёт счетов» — в пресете оно есть. Если на планшете нет кнопки расчёта, откройте Настройки → Роли → «Кассир» и проверьте это право; оно действует и на сотрудников с ролью «Кассир» (роль устройства).

Так зал и касса разделены намеренно: официант собирает счёт и приносит гостю пре-чек (если он включён в заведении), а закрывает его касса (экран официанта). Если расчёт нужен и официанту, выдайте его роли «Расчёт счетов» в матрице прав (роли и экраны).

{success} Все изменения счёта видны коллегам сразу. Если счёт поправили, пока вы его открывали, появится предупреждение и актуальные суммы — расчёт по устаревшим данным не пройдёт.