Hoá đơn và tờ in cho khách

Ứng dụng làm gì với hoá đơn và không làm gì

Ứng dụng tính hoá đơn: gom mọi đơn của lượt ngồi, chia chúng cho từng khách, in tờ hoá đơn và giải phóng bàn. Nó cũng ghi lại khách đã trả bằng gì (hình thức thanh toán) — nhưng không xử lý tiền.

Những thứ không có trong ứng dụng: nhận thanh toán, tiền thối, tiền tip, mã khuyến mãi, giảm giá cho cả hoá đơn, thuế và phí phục vụ, hoá đơn thuế và kết nối với máy tính tiền. Khách thanh toán tại quầy của bạn — cuối mỗi tờ in đều ghi rõ đây không phải hoá đơn thuế.

Có đúng một loại giảm giá và nó rất hẹp: cho từng món trong hoá đơn đang mở (sửa hoá đơn). Nhờ vậy mỗi khoản giảm luôn gắn với dòng món và hiện trên tờ in, thay vì tan vào tổng tiền.

{primary} Hãy nhớ điều này khi bắt đầu: ở đây "đóng hoá đơn" nghĩa là "đã tính xong, bàn trống", chứ không phải "tiền đã được thu".

Hoá đơn bàn hoạt động thế nào

Đơn hàng là một lượt xuống bếp. Hoá đơn là cả lượt ngồi của bàn. Hoá đơn tự mở cùng đơn đầu tiên, và mọi đơn sau đó của bàn đều vào chung hoá đơn ấy: mỗi bàn luôn chỉ có đúng một hoá đơn đang mở.

Tổng tiền tính các đơn đã xác nhận và đã hoàn tất. Món đã hủy không được tính và không lên tờ in (hủy món).

{info} Nếu hoá đơn mở từ hôm qua mà vẫn chưa đóng, phần đầu màn hình sẽ hiện nhắc nhở kèm ngày mở — để những bàn bị quên không dồn lại hàng tuần.

Ba cấp, mỗi cấp có trạng thái riêng.

  • Hoá đơn — đang mở hoặc đã đóng. Đóng hoá đơn nghĩa là «đã thanh toán, bàn trống».
  • Đơn — mới, đang làm, đã phục vụ (hoặc bị từ chối, bị huỷ — những đơn này không tính tiền).
  • Món — đang chờ, đang nấu, đã xong, đã phục vụ.

Quy tắc chính: «Đóng hoá đơn» là chuyện tiền, «Phục vụ» là chuyện món ăn. Đóng hoá đơn không đụng đến món: đơn chưa làm xong vẫn ở lại màn hình bếp và bảng «Đơn hàng» với dấu «Đã thanh toán» cho đến khi món được mang ra. Ngược lại, hoàn tất chính đơn đó sẽ đánh dấu mọi món của nó là đã phục vụ.

Tóm tắt cho ca làm.

  • Phục vụ: xác nhận đơn mới của khách → mang món đã xong ra và bấm «Phục vụ» → khách xin hoá đơn: mở hoá đơn của bàn, in hoá đơn tạm (nếu quán có bật), bấm «Chờ thanh toán».
  • Bếp: nhận phiếu → đánh dấu món đã xong. Dấu «Đã thanh toán» chỉ có nghĩa khách đã trả tiền — món vẫn phải nấu.
  • Thu ngân: ở chế độ «Quầy thu ngân», các bàn chờ thanh toán nằm trên cùng → kiểm tra số tiền, sửa nếu cần → nhận tiền trên máy thu ngân của quán → «Đóng hoá đơn» và chọn hình thức thanh toán → cuối ca đối chiếu tổng «Tiền thu được» với két và ngân hàng, bổ sung các hoá đơn «Chưa ghi».

Mở hoá đơn ở đâu

Nút Hoá đơn bàn có ở mọi chỗ làm việc của màn hình Đơn hàng:

  • thẻ bàn trên sơ đồ khu vực, bảng đơn và thẻ chi tiết đơn;
  • chế độ «Quầy thu ngân» — nơi gom mọi bàn chờ tính tiền («Chờ thanh toán»);
  • mục lưu trữ của đơn — thẻ hoá đơn kèm số, trạng thái và số tiền; đó là cách mở một hoá đơn đã đóng (sau khi thanh toán);
  • thẻ gọi «Khách xin hoá đơn» — thẻ này đến cả «Khu vực» lẫn «Đơn hàng» và mở thẳng đúng hoá đơn: in hoá đơn tạm (nếu quán có bật), mang cho khách hoặc đóng luôn.

Khách trên điện thoại của mình chỉ thấy đơn của họ, không thấy hoá đơn chung của bàn.

Sửa hoá đơn: bỏ món, giảm giá món

Khi hoá đơn còn mở, có thể sửa ngay trong bảng — không cần tạo một "hoá đơn tạm" riêng, chỉ cần chỉnh hoá đơn cho đúng trước khi mang cho khách.

Mỗi dòng có nút chỉnh sửa (ba chấm bên phải) với hai thao tác:

  • Giảm giá món — theo phần trăm (10/20/50/100 chỉ một chạm) hoặc theo số tiền, kèm lý do không bắt buộc. Giá trong thực đơn và giá đã ghi trong đơn không đổi: khoản giảm được ghi riêng và trừ vào dòng, nên trên hoá đơn thấy "−50%" còn tổng tiền tự tính lại. Áp dụng số 0 sẽ bỏ khoản giảm.
  • Bỏ khỏi hoá đơn — chính là huỷ món như trên thẻ đơn: dòng vẫn nằm trong lịch sử kèm lý do, nhưng rời khỏi tổng tiền và hoá đơn in.

Thêm món vào hoá đơn đang mở không cần thao tác đặc biệt — chỉ cần tạo đơn mới cho cùng bàn, nó sẽ vào chung hoá đơn (hoá đơn bàn hoạt động thế nào).

{info} Cả hai chỉnh sửa đều hiện ngay với cả ca và đều được ghi vào lịch sử đơn: ai, khi nào và vì sao. Giá món đã ghi trong đơn vẫn giữ nguyên — nhờ vậy sau này vẫn truy được chuyện gì đã xảy ra.

Hoá đơn bàn

"Chờ thanh toán": bàn đã xin hoá đơn

Giữa "khách đã xin hoá đơn" và "bàn đã trống" có một khoảng mà khu bàn trước đây không nhìn thấy: không rõ đã có ai mang hoá đơn tạm ra chưa. Nút Chờ thanh toán trên hoá đơn đánh dấu bàn, và bàn đó lên đầu ở mục Quầy thu ngân trên màn hình Đơn hàng, nơi thu ngân thấy mọi bàn cần thanh toán.

Đây không phải trạng thái: hoá đơn vẫn mở và bàn vẫn nhận đơn — khách xin hoá đơn rồi gọi thêm cà phê là chuyện thường. Nút Trở lại phục vụ bỏ dấu này.

Người đánh dấu là người có quyền «Thanh toán hoá đơn», tức là quầy. Nhân viên phục vụ không cần quyền đó: yêu cầu của khách đến cả hai màn hình dưới dạng thẻ gọi «Khách xin hoá đơn», còn in hoá đơn tạm (nếu quán có bật) thì không cần quyền nào. Ở mục Quầy thu ngân, bàn xin tính tiền được xếp lên đầu.

Mục Quầy thu ngân còn cảnh báo về các hoá đơn mở từ hôm qua trở về trước: trong mô hình này, hoá đơn bị quên sẽ giữ bàn bận cho tới khi có người đóng nó.

Chế độ Quầy thu ngân

Đóng hoá đơn

Nút Đóng hoá đơn hỏi xác nhận và nói thẳng hậu quả: số tiền sẽ là cuối cùng, bàn được giải phóng, đơn tiếp theo sẽ mở hoá đơn mới. Mọi đơn chưa hoàn tất sẽ tự hoàn tất — bạn không cần "đóng" từng đơn riêng.

Điều gì cản trở và điều gì không cản trở việc đóng:

  • Đơn của khách chưa xác nhận sẽ chặn việc thanh toán — hãy xác nhận hoặc từ chối chúng trước, nếu không khách sẽ bị treo yêu cầu.
  • Món chưa phục vụ thì không cản trở. Ô xác nhận đếm chúng thành hai dòng: bao nhiêu món bếp vẫn đang làm, và bao nhiêu món đã xong nhưng chưa đánh dấu phục vụ. Đơn chưa làm xong vẫn ở lại màn hình bếp và bảng «Đơn hàng» sau khi thanh toán, kèm dấu «Đã thanh toán», cho đến khi món được mang ra; đánh dấu phục vụ như bình thường. Bàn vẫn được giải phóng ngay.
  • Hoá đơn trống cũng đóng được. Khi mọi đơn của bàn đã bị từ chối hoặc huỷ thì không còn gì để thanh toán, nhưng hoá đơn vẫn giữ bàn — đóng chỉ giải phóng bàn chứ không thanh toán khoản nào. Nếu bộ phận hỗ trợ nền tảng xoá đơn cuối cùng của bàn (chỉ bảng quản trị của họ mới xoá được đơn), hoá đơn sẽ tự đóng.

Khi mất mạng. Nếu quán đã bật nhận đơn khi mất mạng, máy thu ngân vẫn đóng bàn được khi không có mạng — và thanh toán đúng những gì thấy trên màn hình: các món hoá đơn đang hiện, kèm hình thức thanh toán và số tiền bạn đã thu. Bàn được trả ngay, còn khoản thanh toán tự gửi lên máy chủ khi có mạng lại.

  • Bắt buộc chọn hình thức thanh toán: tiền mặt, thẻ, chuyển khoản, ví hoặc voucher. Ghi vào phòng, chia và gộp hoá đơn — chỉ khi có mạng.
  • Đơn của khách chưa xác nhận không chặn việc đóng: chúng vẫn mở trên bàn, máy thu ngân sẽ báo có bao nhiêu.
  • Nếu trên bàn có thứ máy thu ngân chưa thấy — đơn từ máy thu ngân khác, hoặc đơn của khách gửi lên trong lúc mất mạng — nó không bị đóng cùng lần thanh toán này. Khi có mạng lại, máy thu ngân báo «Bàn còn mở …», và hoá đơn của bàn có ghi chú về phần còn lại của nhóm khách trước: hãy thanh toán riêng trước khi xếp khách mới.
  • Nếu trong lúc đó máy thu ngân khác đã đóng bàn, phần đã trả không bị tính hai lần, còn tiền thu hai lần được chuyển cho quản lý đối soát (nếu có gì thay đổi).

{warning} Đóng rồi là không hoàn tác được: không có cách mở lại hoá đơn. Hoá đơn vẫn in được sau đó: hoá đơn đã đóng mở được từ bất kỳ đơn nào của nó và vẫn in được (sau khi thanh toán).

Hình thức thanh toán

Khi đóng hoá đơn, quầy thu ngân có thể ghi lại khách đã trả bằng gì: tiền mặt, chuyển khoản (QR), thẻ, ví điện tử, ghi vào phòng hoặc voucher. Đây là một nút gạt giống «Tính là» của món: mặc định ở «chưa ghi», và hoá đơn vẫn đóng được dù có chạm vào hay không.

Để làm gì: cuối ca, chế độ Quầy thu ngân cho thấy trong ngày đã thu bao nhiêu theo từng hình thức, còn phần phân tích cho thấy tỷ lệ theo kỳ. Nếu không có nó thì không có gì để đối chiếu với tiền trong két, tiền về tài khoản và máy POS.

{primary} Ứng dụng vẫn không xử lý tiền. Nó chỉ ghi lại khách đã trả bằng gì; tiền do quầy của bạn thu.

Về các hình thức phổ biến ở Việt Nam:

  • Chuyển khoản (QR) — khách quét VietQR bằng ứng dụng ngân hàng. Đây là cách thanh toán không tiền mặt phổ biến nhất với khách Việt.
  • Ví điện tử — MoMo, ZaloPay, VNPAY, ShopeePay. Tách riêng khỏi chuyển khoản vì tiền về ví người bán chứ không về tài khoản ngân hàng và được đối soát riêng. Nếu bạn chỉ dùng một mã QR cho tất cả, hãy chọn Chuyển khoản.
  • Ghi vào phòng — dành cho khách sạn: hoá đơn ghi vào phòng của khách, lễ tân thu tiền. Cần số phòng và sẽ gợi ý số mà khách đã nhập khi đặt món. Trên hoá đơn in, số phòng được in to kèm dòng để khách ký. Danh sách các hoá đơn này trong một kỳ, để đối chiếu với lễ tân, nằm ở Phân tích → Xuất → Ghi vào phòng (chi tiết).
  • Voucher — ăn sáng kèm phòng, suất miễn phí, phần quán mời. Hoá đơn có thể bằng 0 và vẫn được tính vào báo cáo.

Hoá đơn đóng mà không chọn hình thức sẽ vào dòng «Chưa ghi». Đó không phải lỗi: mọi hoá đơn đóng trước khi có tính năng này đều như vậy. Vẫn có thể ghi lại sau khi thanh toán (sau khi thanh toán).

Khi chia hoá đơn, hình thức được chọn cho từng khách — đó cũng là cách nhận «một nửa thẻ, một nửa tiền mặt» (chia theo khách).

Sau khi thanh toán

Hoá đơn đã đóng không biến mất. Nó mở được từ bất kỳ đơn nào của nó — từ thẻ đơn trên màn hình Đơn hàng và từ Lưu trữ — và hiển thị chỉ để xem: tất cả các đơn, số tiền cuối cùng, ai đã thanh toán và khi nào, cùng nút in hoá đơn. Các nút đóng, tách và gộp khi đó không còn.

In lại cũng vậy: có thể in hoá đơn sau một tiếng hay sang hôm sau, không cần đi tìm tờ giấy cũ.

Hình thức thanh toán vẫn sửa được sau khi thanh toán. Nếu thu ngân bấm nhầm hoặc đóng hoá đơn mà không chọn gì, trên bảng thông báo có nút «Sửa thanh toán» / «Ghi thanh toán»; nút đó cũng đưa về «chưa ghi». Thay đổi được ghi vào lịch sử đơn: ai sửa và sửa lúc nào. Đây là thứ duy nhất có thể đổi ở hoá đơn đã đóng, và nó tồn tại vì việc đóng là không thể hoàn tác, còn ghi nhận sai thì sẽ nằm mãi trong báo cáo.

{warning} Ngoài ra, hoá đơn đã đóng không thể thay đổi: không thêm món, không giảm giá, không mở lại. Mọi thứ khác cần sửa đều phải sửa trước khi thanh toán.

Tách theo khách

Nút Tách hoá đơn biến danh sách thành bảng chọn: chạm vào một món là đưa món đó cho khách đang chọn, chạm vào tiêu đề đơn là đưa cả đơn. Các khách phân biệt bằng màu, mỗi người có số tiền riêng, phần còn lại hiện ở dưới cùng.

Tối đa sáu khách. Mỗi khách được in một tờ riêng; những gì không gán cho ai vẫn nằm ở tờ chung.

Sau khi chia xong các món, bảng sẽ hỏi mỗi khách thanh toán bằng gì — mỗi nhóm và phần còn lại có nút gạt riêng. Đó chính là cách nhận «một nửa thẻ, một nửa tiền mặt»: một hoá đơn chỉ mang một hình thức, còn mỗi phần chia mang hình thức của mình (hình thức thanh toán).

{warning} Tách chính là thanh toán: hoá đơn được đóng trọn vẹn và không hoàn tác được. Không thể "trả một nửa rồi để bàn mở", và chỉ tách được theo món — không có kiểu "chia đều" hay "chia theo số tiền".

Giống như đóng hoá đơn, tách hoá đơn cũng thanh toán mọi đơn của hoá đơn. Vì vậy ở bước chọn hình thức thanh toán cũng có cùng cảnh báo: bao nhiêu món bếp vẫn đang làm và bao nhiêu món đã xong nhưng chưa đánh dấu phục vụ. Cảnh báo không chặn gì cả.

Gộp bàn

Khi một đoàn ngồi hai bàn nhưng trả tiền một lần: mở hoá đơn của bàn sẽ trả tiền rồi chọn bàn thứ hai. Các đơn của bàn kia chuyển sang đây, còn bàn đó được giải phóng.

Có hai cách chọn bàn — danh sách hoá đơn đang mở hoặc sơ đồ phòng: trên sơ đồ thấy rõ phần còn lại của đoàn ngồi ở đâu, còn nút chuyển khu cho biết khu nào đang có hoá đơn để gộp. Bàn không có hoá đơn mở được làm mờ trên sơ đồ.

Hoá đơn vẫn mở — đây là gộp chứ không phải thanh toán. Chỉ gộp được các hoá đơn đang mở của cùng một quán và cùng một loại tiền. Đơn chưa xác nhận không cản trở việc gộp: chúng chuyển sang cùng các đơn khác và chờ xác nhận trên hoá đơn chung (vẫn không thể đóng hoặc tách hoá đơn khi còn đơn chưa xác nhận).

Hoá đơn được mở từ một ngày trước sẽ kèm ngày mở và xếp xuống cuối danh sách: thường đó là hoá đơn ai đó quên đóng chứ không phải đoàn khách đang ngồi, và gộp nó vào nghĩa là âm thầm cộng tiền của người khác cho khách trả. Bàn đã chọn, số tiền và ngày mở được hiển thị lại ở dưới trước khi bạn xác nhận.

{warning} Không có nút quay lại: nếu gộp nhầm, cách duy nhất để chia khách ra lại là tách khi thanh toán.

In hoá đơn

Nếu quán có bật hoá đơn tạm, khi hoá đơn còn mở nút có tên «In hoá đơn tạm» — hoá đơn cho khách trước khi thanh toán. Sau khi thanh toán, nút đổi thành «In hoá đơn» và tờ in có thêm dòng thanh toán. Cũng có thể in riêng một đơn: từ thẻ đơn, từ Lưu trữ và ngay sau khi nhập đơn khách gọi miệng. Nhưng tờ đó chỉ có đơn ấy, không phải cả bàn: nếu bàn đã gọi nhiều lần, hãy in hoá đơn cho khách từ chính hoá đơn của bàn.

Hoá đơn tạm là một cài đặt của quán: công tắc «Tạm tính» (Cài đặt → In ấn) mặc định đang tắt. Hãy bật nếu quán mang hoá đơn giấy cho khách trước khi thanh toán. Khi đang tắt, hoá đơn đang mở sẽ không có nút in, và «Gửi đến quầy» cho hoá đơn đó cũng bị từ chối. «In hoá đơn» của hoá đơn đã thanh toán, hoá đơn của một đơn lẻ và dấu «Chờ thanh toán» không phụ thuộc vào công tắc này.

Trong hộp thoại bạn chọn khổ giấy: 58 mm, 80 mm hoặc A4 — máy in nhiệt ở quầy bar hoặc máy in văn phòng thường. Lựa chọn được nhớ trên từng thiết bị, nên máy tính bảng và điện thoại có thể in khác nhau.

Khi máy in Qreaty Print in hoá đơn thì không có hộp thoại: hoá đơn được gửi tới máy in ngay. Nếu agent chạy trên cùng máy tính với quầy, quầy tự giao hoá đơn cho agent, bằng ngôn ngữ của máy in (in thẳng từ quầy).

Trên tờ in có: tên quán, số hoá đơn («Hoá đơn số 7» — hoá đơn, cũng như đơn hàng, được quán đánh số lại từ đầu mỗi ngày) hoặc số đơn, bàn, tên và số phòng của khách nếu quán có hỏi, các món kèm tuỳ chọn và ghi chú, số lượng, thành tiền và tổng cộng. Nếu chính hoá đơn có số phòng, thì hoá đơn của cả bàn chỉ in phòng đó, còn khách chỉ in tên (thông tin khách). Món đã hủy không lên tờ in — đây là hoá đơn cho khách, không phải sổ ca.

Hoá đơn đã thanh toán in thêm dòng «Thanh toán: …» với hình thức đã ghi (hình thức thanh toán). Hoá đơn tạm thì không in dòng này: khi chưa ai trả tiền, dòng đó không nên có trên giấy. Với ghi vào phòng, số phòng được in riêng và to, bên dưới có chỗ để khách ký — lễ tân giữ tờ này.

Cuối hoá đơn tạm có dòng «Chữ ký khách», để khách ký ngay tại bàn, trước khi thanh toán. Hoá đơn đã thanh toán không có dòng này.

{info} Việc in đi qua cửa sổ in thông thường của trình duyệt, nên tờ hoá đơn cũng có thể lưu thành PDF. Ứng dụng không kết nối trực tiếp với driver máy in hoá đơn.

Ai làm được gì

  • Xem hoá đơn và in hoá đơn tạm — mọi nhân viên của quán (có in hoá đơn tạm hay không là cài đặt của quán — in hoá đơn). Nhân viên phục vụ mang bản in cho khách mà không cần quyền thanh toán.
  • Thêm món vào hoá đơn — quyền «Nhận đơn · Quản lý» (nhân viên phục vụ có quyền này).
  • Bỏ món khỏi hoá đơn và giảm giá một món — quyền «Hủy đơn · Quản lý»: cả hai chỉnh sửa đều làm giảm tổng tiền và được ghi lại.
  • Đóng, tách, gộp, đánh dấu «Chờ thanh toán», ghi và sửa hình thức thanh toán, xem tổng kết trong ngày ở chế độ Quầy thu ngân — quyền riêng «Thanh toán hoá đơn · Quản lý». Các mẫu Chủ quán, Quản lý và Thu ngân có quyền này; Phục vụ thì không: việc đánh dấu thuộc về người tính tiền, còn yêu cầu của khách vẫn đến cả hai màn hình dưới dạng thẻ gọi.

Máy tính bảng dùng chung ở quầy chạy theo vai trò Thu ngân và đóng được hoá đơn khi vai trò này có quyền «Thanh toán hoá đơn» — mẫu có sẵn quyền này. Nếu trên máy không có nút thanh toán, hãy mở Cài đặt → Vai trò → Thu ngân và kiểm tra quyền đó; quyền này áp dụng cả với nhân viên mang vai trò Thu ngân (vai trò của thiết bị).

Khu vực bàn và quầy thu ngân được tách biệt có chủ đích: phục vụ lập hoá đơn và mang hoá đơn tạm cho khách (nếu quán có bật), quầy thu ngân đóng nó (màn hình Phục vụ). Nếu bạn muốn phục vụ cũng thanh toán được, hãy cấp quyền «Thanh toán hoá đơn» cho vai trò của họ trong bảng quyền (vai trò và màn hình).

{success} Mọi thay đổi của hoá đơn đồng nghiệp đều thấy ngay. Nếu hoá đơn bị sửa trong lúc bạn đang mở, sẽ có cảnh báo kèm số tiền mới — thanh toán trên dữ liệu cũ sẽ không được chấp nhận.