Склад: остатки, приход, списание

Что даёт склад

Склад показывает, сколько продуктов и напитков у заведения есть по учёту: что пришло, что ушло и сколько осталось. На компьютере он в боковом меню, на телефоне — в разделе «Прочее». Экран называется «Остатки».

Главное в складе — связь с техкартами. Позиция склада («Говядина», «Tiger 330», «Лайм») привязывается к ингредиентам техкарт, и каждый подтверждённый заказ сам списывает то, что ушло на блюда: две порции фо по 120 г говядины — минус 240 г. Остальное записывают руками — поставку, вскрытую для коктейлей банку, бой, пересчёт.

Каждое движение ложится строкой в журнал позиции: кто, когда, сколько и какой остаток стал после. Поэтому на вопрос «куда делись банки» всегда есть ответ.

Склад: остатки

{info} Денег на складе нет: ни цен, ни сумм. Цена закупки по-прежнему задаётся в ингредиенте, а себестоимость считает аналитика.

Первый запуск

Позиции не нужно набирать вручную: быстрее собрать их из техкарт.

  1. «Добавить из техкарт». Рядом с кнопкой стоит отметка вроде «11 ингредиентов без учёта» — столько ингредиентов техкарт ещё не на складе. Окно показывает их все, из всех меню, включая черновики: где встречается, единица «в техкарте → на складе» и категория по блюдам. Догадки подсвечены — например, «похоже на банку (в техкарте «lon») — проверьте», — их стоит проверить; категорию можно поправить прямо в списке. Нажмите «Создать 11 позиций» — позиции появятся и сразу привяжутся к своим ингредиентам.
  2. «Добавить позицию» — для того, чего нет в техкартах: тоник для бара, салфетки. Такую позицию продажи не списывают, в списке у неё пометка «без техкарт»: остаток меняют только приходом, вскрытием, списанием и инвентаризацией.
  3. Начальные остатки. Новая позиция создаётся с нулём. Пересчитайте всё, что есть на полках, и проведите по каждой позиции инвентаризацию — это и будет точка отсчёта.

Добавить из техкарт

Какие ингредиенты списывают позицию, видно в её карточке, в блоке «Привязанные ингредиенты»; там же их можно отвязать. Во вкладке «Ингредиенты» редактора меню такие ингредиенты помечены «на учёте». Привязка идёт по названию: ингредиент, который вы создадите в техкарте позже с тем же названием, привяжется к позиции сам, если подходит единица.

Если названия разошлись («Phomai burrata» в техкарте и «Phô mai burrata» на складе), привяжите ингредиент вручную: вкладка «Ингредиенты» → ингредиент → «Привязать к складу». Поиск начинается с названия ингредиента и не смотрит на диакритику и пробелы. Позиции в другой единице видны в списке, но недоступны — рядом написано, в чём она ведётся.

{warning} Пока позиция не привязана ни к одному ингредиенту, продажи её не трогают. Если остаток «не двигается» после заказов, первым делом проверьте пометку «без техкарт».

Единицы учёта

У позиции одна единица, и в ней ведётся всё: остаток, журнал, списание по техкартам.

Единица Для чего Как вводить
г, мл мясо, рис, соусы, сиропы, алкоголь на розлив Техкарты списывают граммы и миллилитры, а приход и остаток удобнее в кг и л: справа в поле количества есть переключатель г/кг или мл/л. Мешок вводят как 25 кг, а не 25 000 г. Алкоголь на розлив можно считать бутылками — см. ниже.
шт лимон, яйцо, булочка Дробные допустимы: 0,25 лимона.
банка пиво, кола, тоник в банках Уходит со склада целиком: продажей по техкарте «1 банка» или кнопкой «Вскрыть».
бутылка пиво, газировка, вино бутылкой Как банка: уходит целиком — продажей по техкарте «1 бутылка» или кнопкой «Вскрыть».
пакетик чайные пакетики, саше Как банка: вскрывается целиком.

Объём банки или бутылки («банка 330 мл») — только подпись. Ничего по нему не пересчитывается: 50 мл колы в коктейле не превращаются в долю банки.

Перевода между единицами нет, поэтому один продукт — одно название и одна единица. «Coca-Cola 330» в банках и «Coca-Cola» в миллилитрах — это разные вещи: банки учитывает склад, а миллилитры в техкарте коктейля нужны только для себестоимости. «Добавить из техкарт» такие строки сам не отмечает и пишет: «учитывается банкой «Coca-Cola 330» — эта строка для себестоимости».

{info} Единица закрывается замком, как только у позиции появился журнал или привязанные ингредиенты: перевести граммы в штуки или миллилитры в бутылки уже нельзя, пересчёта нет. Между штучными единицами переходить можно и тогда: пиво, заведённое «банкой», в «Изменить» становится «бутылкой» — количество не меняется, привязанные ингредиенты получают новую единицу. У привязанного ингредиента единицу тоже не сменить. Покупаете штуками то, что техкарта списывает граммами (буррата, упаковка зелени), — не отвязывайте ингредиент: держите позицию в граммах и укажите вес упаковки, как у бутылок, — приход и пересчёт можно будет вводить упаковками. Отвязанный ингредиент перестаёт списывать: продажи блюда больше не уменьшают остаток.

Бутылки: целиком или порциями

Бутылку, которую продают или вскрывают целиком — пиво, газировку, вино бутылкой, — заводите единицей «бутылка». Она ведёт себя как банка: «1 бутылка» в техкарте или кнопка «Вскрыть».

Бутылку, из которой наливают порциями — ром, виски, вино бокалами, сиропы, — ведите в мл и в «Изменить» укажите «Объём бутылки», например 700 мл. Техкарты по-прежнему списывают по 50 мл, а приход, инвентаризацию и окно бара можно вводить бутылками:

  • три полные бутылки — «3»;
  • открытая бутылка на треть — «0,3», три полные и открытая на треть — «3,3»;
  • справа в поле — переключатель «мл | л | бут.», если удобнее ввести литрами.

Приход бутылками

Остаток показывается в бутылках и литрах: «3,3 бут. · 2,31 л». В журнале движения остаются в миллилитрах и литрах: продажа коктейля — «−50 мл», а не доля бутылки. У позиций в граммах то же поле называется «Вес упаковки» и работает так же — мешок муки по 25 кг вводится как «2» упаковки.

Если у ингредиента цена указана за бутылку («700 мл за 450 000 ₫»), «Добавить из техкарт» сам впишет объём бутылки в новую позицию.

Категории

Четыре категории — те же, что у блюд: Еда, Безалкогольные напитки, Алкоголь, Прочее. Над списком — фильтр: «Все» или одна категория. Категорию позиции можно поменять в любой момент через «Изменить».

Категория склада — для того, кто считает полки: пересчитать бар отдельно от кухни, найти всё алкогольное. На себестоимость в аналитике она не влияет: там деление идёт по типу блюда. Лайм может лежать в «Еде», а в коктейле он всё равно войдёт в себестоимость алкоголя.

Список можно упорядочить: нажмите на заголовок «Название», «Остаток» или «Последнее движение», повторное нажатие меняет направление. «Остаток» сначала показывает то, чего меньше всего, а «Последнее движение» — свежие движения. На телефоне порядок выбирают кнопкой «Сортировка» рядом с поиском. Остатки в разных единицах сравниваются просто по числу, поэтому то, что заканчивается, надёжнее искать переключателем «Только мало».

Артикул из учётной программы

Если склад ведёт и бухгалтерия — в Smile, 1С, MISA, — у каждого товара там есть свой код: артикул, «mã hàng». Впишите его в поле «Артикул» позиции («Изменить»). Поиск над списком найдёт позицию по любой части кода, а в списке и в инвентаризации код стоит под названием — удобно сверять с ведомостью бухгалтера строку за строкой.

Артикул необязателен и хранится как набран, с ведущими нулями. Один код — одна позиция заведения, включая архивные: вторую позицию с тем же кодом форма не сохранит и подскажет, у какой он уже есть.

Приход

Приехала поставка — откройте позицию и нажмите «Приход». Введите количество (для граммовых позиций — в кг, переключатель справа в поле; если у позиции указан объём бутылки — сразу в бутылках: «12»); строка «Остаток после» ещё до записи покажет, что получится. В заметку удобно вписать номер накладной: «Накладная № 1842» — она попадёт в журнал. Нажмите «Записать».

Приход

{info} Цена в приходе не вводится. Поставщик поднял цену — обновите её у ингредиента.

Вскрыть банку, бутылку или пакетик

Банку колы вскрывают под коктейли, а пустую обратно на полку не поставишь. Поэтому банка списывается в момент вскрытия: кнопка «Вскрыть» в карточке позиции или в окне «Вскрыть / списать». В журнале это строка «Вскрыта» — не продажа и не потеря.

Правило для банок, бутылок и пакетиков одно: позиция уходит со склада или продажей целиком (пиво продают банкой, в техкарте «1 банка»), или вскрытием (колу льют в коктейли, в техкарте миллилитры). Не проводите одну и ту же банку обоими способами — иначе она спишется дважды.

Кнопка «Вскрыть» есть только у банок, бутылок и пакетиков. У пива в окне «Вскрыть / списать» под ней подсказка «вскрыта не по заказу»: пиво обычно уходит продажей, а вскрывают его редко.

Использовано: заготовка и другое

У позиций в граммах, миллилитрах и штуках на месте «Вскрыть» стоит «Использовано»: продукты ушли в работу без заказа. Причины две:

  • Заготовка — выбрана сразу: маринад, соус, заготовка на завтрак.
  • Другое — всё остальное; допишите заметку, что случилось.

В журнале такие строки называются «Использовано · заготовка» и «Использовано · другое». Это не потеря: продукт ушёл в дело, просто не через продажу.

Списание

«Списать» — для потерь. Причина обязательна:

  • Испорчено
  • Бой — уронили бутылку, разбили банку
  • Просрочка
  • Питание персонала
  • Другое — с заметкой: «Уронили поднос при разгрузке»

В журнале это строка «Списание · бой» и так далее — отдельно от продаж, поэтому потери видны, а не растворяются в расходе.

Списание «испорчено» появляется и само — когда снимают из заказа блюдо, которое уже начали готовить (ниже).

Инвентаризация

Инвентаризация (пересчёт, ревизия) — главный инструмент склада. После неё остаток становится ровно тем, что вы посчитали, а в журнал ложится строка с разницей. Даже если разницы нет, строка пишется: это подтверждение, что пересчёт был.

Весь склад за один проход

Переключите шапку экрана «Склад» с «Остатки» на «Инвентаризация». Сам список переходит в режим счёта: у каждой позиции появляется поле «Посчитано» и колонка «Разница». Категория, поиск и «Только мало» работают как обычно — выберите «Алкоголь», чтобы считать только бар. Посчитанное не теряется при смене фильтра: можно пройти кухню, переключиться на бар и записать всё разом.

Пройдите по полке и впишите в колонку «Посчитано», сколько лежит на самом деле. Tab или Enter переводят к следующей строке, дробь пишется хоть через запятую, хоть через точку: «4,9» и «4.9» — одно и то же. Граммы и миллилитры вводятся в килограммах и литрах — нажмите на «кг» у поля, чтобы переключить строку на граммы. Позиции с объёмом бутылки считаются бутылками: две полные и одна наполовину — «2,5»; нажатие на «бут.» переключает строку на литры, следующее — на миллилитры. Колонка «Разница» сразу показывает недостачу красным и излишек зелёным, шапка — сколько уже посчитано, а полоса внизу — сколько строк запишется.

Инвентаризация списком

  • Пустая строка — позицию не считали, её остаток не трогается.
  • Ноль — законное число: «ничего не осталось».
  • «Записать N» пишет только посчитанные строки — по одной строке «Инвентаризация» в журнал каждой позиции.

Если, пока вы считали, прошла продажа или приход, остаток успел измениться. Перед записью склад сверяется с сервером и подсвечивает такие строки: «пока считали, остаток изменился на −2 банки». Пересчитайте их, если нужно, и нажмите «Записать» ещё раз — запишется то, что вы ввели.

Если связь пропала, удачные строки отмечаются «записано», а неудачные остаются с ошибкой и кнопкой «Повторить». Повтор безопасен: даже если сервер успел записать строку, второй раз она не появится. Вернуться на «Остатки» или уйти на другой экран с незаписанными числами можно только после подтверждения; когда всё записано, список сам возвращается к обычному виду.

Одна позиция

Откройте позицию, нажмите «Инвентаризация» и введите в поле «Посчитано», сколько реально лежит на полке. Диалог сам покажет «сейчас 4,88 кг → станет 4,85 кг · разница −30 г» — недостачу видно до записи, а не в конце месяца.

Инвентаризация

Как часто считать — решать вам. Разумный ритм:

  • бар (алкоголь, банки) — после каждой смены: фильтр «Алкоголь» и «Инвентаризация»;
  • кухня — раз в неделю;
  • всё целиком — раз в месяц;
  • перед первым днём работы — обязательно: одна инвентаризация по всему складу, так появляются начальные остатки.

Продажи списываются сами

Когда заказ подтверждают, склад списывает всё по техкартам его блюд: граммовка на порцию × количество. Отдельно ничего нажимать не нужно — в журнале позиции появляется строка «Продажа · Phở bò ×2 · стол 4» с именем того, кто подтвердил или пробил заказ.

  • Заказ гостя списывается, когда персонал его подтвердил; заказ, набранный персоналом, — сразу, в том числе «уже поданный».
  • Дозаказ в принятый заказ списывается сразу, в ещё не подтверждённый — при подтверждении.
  • Варианты и добавки учитываются так же, как в техкартах: вариант заменяет состав блюда, добавка прибавляется.
  • Берётся техкарта, действующая в момент подтверждения. Поменяли граммовку позже — прошлые продажи в журнале не меняются.
  • Отклонённая новая заявка склад не трогает: списания ещё не было. Закрытие, раздел счёта и скидки тоже ничего не двигают.

Снятие блюда. Если блюдо ещё не подали, окно «Снять позицию» спрашивает «Продукты вернулись на склад?»:

Кухня Что стоит заранее Что будет
блюдо ещё не начинали «Да» Продукты вернутся на остаток: строка «Снято с заказа»
готовится или готово «Нет» Продукты спишутся как испорченные: в журнале «Снято с заказа» и следом «Списание · испорчено» с пометкой «Снято с заказа: …»
причина «Брак» «Нет», без выбора Брак на склад не возвращается — только списание

Ответ можно поменять: вы знаете лучше, трогал ли повар блюдо. Поданное блюдо склад не возвращает: продукты считаются проданными, в журнале ничего не появится.

Отмена принятого заказа решает так же, только без вопроса: то, что кухня не начинала, возвращается, начатое списывается как испорченное с пометкой «Раунд отменён: …» и причиной отмены.

{warning} Сам по себе склад продажи не останавливает. Если по учёту товара нет, заказ всё равно пройдёт, а остаток уйдёт в минус. Чтобы кончившееся блюдо пропадало из продажи само, включите у позиции «Снимать блюда с продажи»; остальное снимают вручную стоп-листом в меню.

Журнал позиции

Нажмите на позицию — откроется её карточка: остаток, кнопки движений, привязанные ингредиенты и журнал. Сверху самые новые строки, внизу кнопка «Ещё» подгружает прошлые.

В каждой строке:

  • что случилось — «Приход», «Продажа · Phở bò ×2 · стол 4», «Снято с заказа», «Вскрыта», «Списание · бой», «Инвентаризация»;
  • заметка или причина — отдельной строкой в кавычках: «Накладная № 1842», «Гость передумал»;
  • кто и когда — имя сотрудника или устройства («Планшет бара»), «сегодня 12:45»; строка без автора подписана «автоматически»;
  • сколько и остаток после этой строки — справа.

В списке позиций колонка «Последнее движение» коротко показывает то же: «продажа · 5 мин назад», «вскрыта · 12 мин назад».

Карточка позиции с журналом

Журнал не правится и не удаляется. Ошиблись — исправьте новой строкой. Например, приход ввели в граммах вместо килограммов: проведите инвентаризацию до настоящего количества и напишите в заметке, что случилось. Так видно и ошибку, и исправление.

По той же причине позицию с журналом удалить нельзя — в карточке вместо кнопки написано «У позиции есть журнал — удалить нельзя». Позицию без движений удалить можно; привязанные к ней ингредиенты перестанут списываться.

«Мало» и минус

У позиции, которая заканчивается, в списке горит чип «мало». Когда он загорается:

  • ноль — «мало» всегда, даже без порога;
  • минус — остаток красным; чипа нет, минус говорит больше;
  • на пороге или ниже — если порог задан.

Порог задают в карточке: «Изменить» → поле «Порог «мало»», в единице позиции (у граммовых — с переключателем г/кг: 2 кг, а не 2000 г). Поле необязательное; рядом с остатком в карточке появится «порог 2 кг».

Порог «мало»

Переключатель «Только мало» (на телефоне — «Мало») над списком оставляет минус, ноль и всё, что на пороге или ниже: готовый список, что пересчитать и что докупить.

Почему остаток ушёл в минус. Продали больше, чем было по учёту: не провели приход, не сделали начальный пересчёт, граммовка в техкарте меньше реальной — или наоборот, в прошлый раз насчитали лишнее. Карточка сама просит: «Остаток ниже нуля — проведите инвентаризацию». Посчитайте полку и запишите инвентаризацию, а потом загляните в журнал: пропущенный приход обычно виден сразу.

{info} «Мало» и минус гость не видит: меню от них не меняется. Блюда пропадают из продажи сами, только если у позиции включено «Снимать блюда с продажи».

Блюдо снимается с продажи само

Кончилось пиво — и его больше не закажут ни гость, ни официант, а после поставки оно вернётся в меню само. Для этого у позиции склада включают «Снимать блюда с продажи, когда кончится»: карточка позиции → «Изменить».

  • Блюдо снимается, когда остатка не хватает на одну порцию по его техкарте. У пива «1 бутылка» на порцию — когда бутылки кончились; у стейка 250 г — когда осталось меньше 250 г. Порог «мало» здесь ни при чём: он про закупку.
  • У гостя блюдо остаётся в меню с плашкой «Нет в наличии», на кассе — с меткой «Кончилось», добавить его нельзя. Если гость успел положить его в корзину, при оформлении он увидит «Нет в наличии» и название блюда.
  • Блюдо возвращается само после прихода, инвентаризации или когда неподанную позицию сняли с заказа и продукты вернулись на склад.
  • Стоп-лист в меню — отдельная вещь. Его ставит человек, и приход его не снимает. В редакторе блюда, снятого складом, переключатель стоит на «Продаётся», а под ним плашка «Снято складом».
  • Остаток по-прежнему может уйти в минус: если два заказа одновременно продали последнюю бутылку, пройдут оба.

В карточке позиции блок «Снимает с продажи» показывает блюда, которые она снимет, сколько уходит на порцию и что из них снято сейчас; в списке у такой позиции значок, а когда блюда сняты — метка «блюда сняты».

Снимает с продажи

Включать удобнее всего у того, что считают поштучно: бутылки, банки, десерты. Граммы по техкартам списываются приблизительно, и блюдо может пропасть, хотя продукт на полке есть, — для граммов включайте, только если пересчитываете часто.

{info} Учитывается только техкарта самого блюда. Если варианты блюда («Tiger» / «Heineken» в размерах) списывают разные позиции, само блюдо не снимается.

Кнопка «Вскрыть / списать» у бара

Бармену некогда уходить с доски заказов, чтобы вскрыть банку. Для этого в шапке «Заказов» есть кнопка «Вскрыть / списать» с открытой коробкой. Она появляется, когда:

  • у вас есть право «Склад» с управлением;
  • в заведении есть хотя бы одна позиция склада;
  • это общий планшет заведения или телефон и планшет без бокового меню.

На компьютере с боковым меню кнопки на доске нет — там под рукой весь «Склад». На телефоне та же кнопка есть и внизу экрана «Остатки».

Окно «Вскрыть / списать» — «без цен и сумм»: поиск, недавние позиции сверху, крупные строки под палец. Выберите позицию, затем «Вскрыть» (у позиций в г, мл и шт — «Использовано») или «Списать» с причиной. Количество банок и бутылок меняется кнопками «−» и «+», граммы и миллилитры вводятся в поле — у рома с объёмом бутылки сразу бутылками: разбили полбутылки — «0,5». До записи видно «остаток станет 43 банки», а кнопка повторяет действие: «Подтвердить · вскрыта 1 банка». Одна банка — три касания: позиция, «Вскрыть», «Подтвердить».

Вскрыть / списать

Денег в окне нет, поэтому его можно доверить общему планшету бара. Строки, записанные с планшета, подписаны в журнале его именем.

Кто что может

Доступ — отдельное право «Склад» в ролях:

Уровень Что можно
Нет Раздела «Склад» и кнопки «Вскрыть / списать» нет; при снятии блюда вопроса про склад нет
Просмотр Остатки, карточки и журналы — без записи движений
Управление Всё: позиции, «Добавить из техкарт», приход, вскрытие, списание, инвентаризация, пороги

В готовых ролях управление есть у владельца, менеджера и кассира; у официанта и повара права нет.

Общее устройство работает по своей роли, и склад ему не урезан: планшет бара на роли «Кассир» вскрывает и списывает (устройства). Не хотите — поставьте «Кассиру» «Склад» = «Просмотр» или «Нет»; это изменит права и у сотрудников с этой ролью.

{info} У кого права на склад нет, тот при снятии блюда вопроса не увидит: решает кухня — не начатое вернётся, начатое спишется, а «Брак» спишется всегда.

Частые вопросы и ошибки

  • Расход в аналитике не совпадает с журналом. Это разные вещи. Расход по техкартам — расчёт по проданным блюдам и текущим техкартам: поменяли граммовку — пересчитались и прошлые недели. Журнал записывает, что ушло в момент подтверждения, и в нём есть то, чего аналитика не видит: вскрытые банки, бой, заготовки, недостача при инвентаризации.
  • Заказы, пробитые в KiotViet или CukCuk мимо Qreaty, склад не списывают. Склад видит только заказы, прошедшие через приложение. Если часть продаж идёт мимо, остатки будут расходиться — выравнивайте их инвентаризацией.
  • Удалённый заказ не возвращает продукты. Удалить заказ в приложении нельзя (подробнее); если его удалили по запросу в поддержку, списания в журнале остаются и остаток не меняется.
  • У каждого заведения свой склад. Позиции и остатки не общие. Перенести товар — это списание «Другое» с заметкой в одном заведении и приход в другом.
  • Не посчитали всё перед первым днём. Тогда остатки начнутся с нуля и после первых продаж уйдут в минус. Пересчитайте полки и проведите инвентаризацию по каждой позиции — с этого момента учёт честный.
  • Продажи не списывают позицию. Проверьте пометку «без техкарт»: к позиции не привязан ни один ингредиент. Привяжите его во вкладке «Ингредиенты»: ингредиент → «Привязать к складу» → позиция. Не находится — проверьте единицу: граммы не списываются со штук.