Kho: tồn kho, nhập kho, xuất hủy

---

• Kho giúp gì
• Bắt đầu sử dụng
• Đơn vị tính
• Chai: bán nguyên chai hay rót theo ly
• Danh mục
• Mã hàng từ phần mềm kế toán
• Nhập kho
• Mở lon, chai hoặc túi
• Đã dùng: sơ chế và việc khác
• Xuất hủy
• Kiểm kê
• Bán hàng tự trừ kho
• Sổ kho của mặt hàng
• «Sắp hết» và tồn âm
• Món tự ngừng bán khi hết hàng
• Nút «Mở / hủy hàng» ở quầy bar
• Ai làm được gì
• Câu hỏi và lỗi thường gặp

Kho giúp gì

Kho cho biết theo sổ sách quán đang có bao nhiêu đồ ăn và đồ uống: cái gì đã nhập, cái gì đã xuất và còn lại bao nhiêu. Trên máy tính, mục này nằm trong menu bên; trên điện thoại — trong mục «Khác». Màn hình có tên «Tồn kho».

Điều quan trọng nhất của kho là liên kết với định lượng. Mặt hàng kho («Thịt bò», «Tiger 330», «Chanh») được liên kết với nguyên liệu trong định lượng, và mỗi đơn đã xác nhận tự trừ phần đã dùng cho các món: hai tô phở, mỗi tô 120 g thịt bò — trừ 240 g. Phần còn lại thì ghi tay: một đợt hàng giao tới, một lon mở ra để pha cocktail, hàng vỡ, một lần kiểm kê.

Mỗi giao dịch thành một dòng trong sổ kho của mặt hàng: ai, khi nào, bao nhiêu và sau đó tồn kho còn bao nhiêu. Vì vậy câu hỏi «lon đi đâu hết rồi» luôn có câu trả lời.

{info} Kho không có tiền: không có giá, không có tổng tiền. Giá nhập vẫn đặt ở nguyên liệu, còn giá vốn do phân tích tính.

Bắt đầu sử dụng

Không cần gõ tay từng mặt hàng: lập danh sách từ định lượng nhanh hơn nhiều.

1. «Thêm từ công thức». Cạnh nút có nhãn kiểu «11 nguyên liệu chưa theo dõi» — số nguyên liệu trong định lượng chưa có trong kho. Hộp thoại hiện tất cả, từ mọi thực đơn, kể cả bản nháp: dùng ở đâu, đơn vị «công thức → kho» và danh mục theo các món. Các phỏng đoán được tô sáng — ví dụ «có vẻ là lon (công thức ghi «lon») — hãy kiểm tra» — nên xem lại; danh mục sửa được ngay trong danh sách. Bấm «Tạo 11 mặt hàng» — các mặt hàng xuất hiện và liên kết ngay với nguyên liệu của mình.
2. «Thêm mặt hàng» — cho những thứ không có trong định lượng: nước tonic cho quầy bar, khăn giấy. Bán hàng không trừ vào mặt hàng như vậy, trong danh sách nó có nhãn «chưa có công thức»: tồn kho chỉ thay đổi khi nhập kho, mở, hủy hàng và kiểm kê.
3. Tồn đầu kỳ. Mặt hàng mới được tạo với số 0. Hãy đếm mọi thứ đang có trên kệ và làm kiểm kê cho từng mặt hàng — đó sẽ là điểm bắt đầu.

Nguyên liệu nào trừ vào mặt hàng thì xem trong thẻ của nó, ở khối «Nguyên liệu liên kết»; cũng tại đó có thể bỏ liên kết. Trong tab «Nguyên liệu» của trình chỉnh sửa thực đơn, những nguyên liệu này có nhãn «trừ kho». Liên kết đi theo tên: nguyên liệu bạn tạo sau này trong định lượng với cùng tên sẽ tự liên kết với mặt hàng, nếu đơn vị phù hợp.

Nếu tên lệch nhau («Phomai burrata» trong định lượng, «Phô mai burrata» trong kho), hãy liên kết thủ công: tab «Nguyên liệu» → nguyên liệu → «Liên kết kho». Ô tìm kiếm bắt đầu từ tên nguyên liệu và bỏ qua dấu cũng như khoảng trắng. Mặt hàng tính theo đơn vị khác vẫn hiện trong danh sách nhưng không chọn được — bên cạnh có ghi kho tính theo đơn vị nào.

{warning} Chừng nào mặt hàng chưa liên kết với nguyên liệu nào, bán hàng không động tới nó. Nếu tồn kho «không nhúc nhích» sau các đơn, trước hết hãy xem nhãn «chưa có công thức».

Đơn vị tính

Mỗi mặt hàng có một đơn vị, và mọi thứ đều tính theo đơn vị đó: tồn kho, sổ kho, trừ kho theo định lượng.

Đơn vị	Dùng cho	Nhập thế nào
g, ml	thịt, gạo, nước sốt, siro, rượu rót theo ly	Định lượng trừ theo gam và mililít, còn nhập kho và tồn kho tiện tính theo kg và lít: ở bên phải ô số lượng có nút chuyển g/kg hoặc ml/l. Bao hàng nhập là 25 kg, không phải 25.000 g. Rượu rót theo ly có thể đếm theo chai — xem bên dưới.
cái	chanh, trứng, bánh mì	Cho phép số lẻ: 0,25 quả chanh.
lon	bia, cola, tonic đóng lon	Rời kho nguyên lon: khi bán món có định lượng «1 lon» hoặc bằng nút «Mở».
chai	bia, nước ngọt, rượu vang bán nguyên chai	Như lon: rời kho nguyên chai — khi bán món có định lượng «1 chai» hoặc bằng nút «Mở».
túi	túi trà, gói nhỏ	Như lon: mở là trừ nguyên túi.

Dung tích lon hoặc chai («lon 330 ml») chỉ là nhãn hiển thị. Không có gì được quy đổi theo nó: 50 ml cola trong ly cocktail không biến thành một phần của lon.

Không có quy đổi giữa các đơn vị, nên một sản phẩm — một tên và một đơn vị. «Coca-Cola 330» theo lon và «Coca-Cola» theo mililít là hai thứ khác nhau: lon do kho theo dõi, còn số mililít trong định lượng cocktail chỉ để tính giá vốn. «Thêm từ công thức» tự bỏ chọn những dòng như vậy và ghi: «đã theo dõi theo lon «Coca-Cola 330» — dòng này chỉ để tính giá vốn».

{info} Đơn vị bị khoá ngay khi mặt hàng có sổ kho hoặc nguyên liệu liên kết: không thể đổi gam thành cái hay mililít thành chai — không có quy đổi. Giữa các đơn vị đếm thì vẫn đổi được: bia đang ghi «lon» có thể đổi thành «chai» trong «Sửa» — số lượng giữ nguyên, nguyên liệu liên kết nhận đơn vị mới. Đơn vị của nguyên liệu đã liên kết cũng không đổi được. Nếu bạn mua theo cái thứ mà định lượng trừ theo gam (burrata, gói rau), đừng bỏ liên kết: hãy giữ mặt hàng theo gam và nhập khối lượng gói, giống như chai — khi đó nhập hàng và kiểm kê có thể nhập theo gói. Nguyên liệu đã bỏ liên kết sẽ ngừng trừ kho: bán món không còn làm giảm tồn kho.

Chai: bán nguyên chai hay rót theo ly

Chai bán hoặc mở nguyên chai — bia, nước ngọt, rượu vang bán nguyên chai — hãy quản lý theo đơn vị «chai». Nó giống như lon: «1 chai» trong định lượng hoặc nút «Mở».

Chai rót theo ly — rum, whisky, vang theo ly, siro — hãy quản lý theo ml và trong «Sửa» ghi «Dung tích chai», ví dụ 700 ml. Định lượng vẫn trừ mỗi lần 50 ml, còn nhập kho, kiểm kê và cửa sổ quầy bar có thể nhập theo chai:

• ba chai nguyên — «3»;
• một chai đang mở còn một phần ba — «0,3», ba chai nguyên và một chai còn một phần ba — «3,3»;
• nút chuyển bên phải ô «ml | l | chai», nếu nhập theo lít tiện hơn.

Tồn kho hiển thị theo chai và lít: «3,3 chai · 2,31 l». Sổ kho vẫn ghi theo mililít và lít: bán một ly cocktail là «−50 ml», không phải một phần của chai. Với mặt hàng tính theo gam, ô này gọi là «Khối lượng gói» và hoạt động tương tự — bao bột 25 kg nhập là «2» gói.

Nếu giá của nguyên liệu tính theo chai («700 ml giá 450.000 ₫»), «Thêm từ công thức» tự ghi dung tích chai cho mặt hàng mới.

Danh mục

Bốn danh mục — giống như của món: Đồ ăn, Đồ uống không cồn, Đồ uống có cồn, Khác. Phía trên danh sách có bộ lọc: «Tất cả» hoặc một danh mục. Có thể đổi danh mục của mặt hàng bất cứ lúc nào qua «Sửa».

Danh mục kho dành cho người đếm kệ: kiểm quầy bar riêng với bếp, tìm mọi thứ có cồn. Nó không ảnh hưởng tới giá vốn trong phân tích: ở đó chia theo loại của món. Chanh có thể nằm trong «Đồ ăn», nhưng trong cocktail nó vẫn được tính vào giá vốn đồ uống có cồn.

Có thể sắp xếp danh sách: bấm vào tiêu đề «Tên», «Tồn kho» hoặc «Giao dịch gần nhất», bấm lần nữa để đảo chiều. «Tồn kho» hiện món còn ít nhất trước, «Giao dịch gần nhất» hiện biến động mới nhất trước. Trên điện thoại, chọn thứ tự bằng nút «Sắp xếp» cạnh ô tìm kiếm. Tồn kho ở các đơn vị khác nhau chỉ được so theo con số, nên muốn tìm món sắp hết thì dùng công tắc «Chỉ sắp hết» chắc hơn.

Mã hàng từ phần mềm kế toán

Nếu kế toán cũng theo dõi kho — trong Smile, MISA, 1C — thì mỗi mặt hàng ở đó có mã riêng: mã hàng. Nhập mã vào ô «Mã hàng» của mặt hàng (qua «Sửa»). Ô tìm kiếm phía trên danh sách tìm được mặt hàng theo bất kỳ phần nào của mã, còn danh sách và màn kiểm kê hiện mã ngay dưới tên — tiện đối chiếu từng dòng với bảng kiểm kê của kế toán.

Mã hàng không bắt buộc và được giữ đúng như đã nhập, kể cả số 0 ở đầu. Một mã chỉ thuộc một mặt hàng của cơ sở, kể cả mặt hàng đã lưu trữ: biểu mẫu sẽ không lưu mặt hàng thứ hai cùng mã và cho biết mã đang thuộc mặt hàng nào.

Nhập kho

Hàng giao tới — mở mặt hàng và bấm «Nhập kho». Nhập số lượng (với mặt hàng tính theo gam — nhập theo kg, nút chuyển ở bên phải ô; mặt hàng có dung tích chai — nhập luôn theo chai: «12»); dòng «Tồn sau» cho thấy kết quả ngay trước khi ghi. Tiện ghi số hóa đơn hoặc phiếu giao hàng vào ghi chú: «Hóa đơn số 1842» — nó sẽ vào sổ kho. Bấm «Ghi».

{info} Khi nhập kho không nhập giá. Nhà cung cấp tăng giá — hãy cập nhật ở nguyên liệu.

Mở lon, chai hoặc túi

Lon cola được khui để pha cocktail, mà lon đã khui thì không đặt lại lên kệ được. Vì vậy lon bị trừ ngay lúc mở: nút «Mở» trong thẻ mặt hàng hoặc trong cửa sổ «Mở / hủy hàng». Trong sổ kho đây là dòng «Đã mở» — không phải bán hàng và cũng không phải hao hụt.

Với lon và túi chỉ có một quy tắc: mặt hàng rời kho hoặc qua bán hàng nguyên lon (bia bán theo lon, định lượng ghi «1 lon»), hoặc qua việc mở (cola rót vào cocktail, định lượng ghi mililít). Đừng ghi cùng một lon theo cả hai cách — nếu không nó sẽ bị trừ hai lần.

Nút «Mở» chỉ có ở lon, chai và túi. Với bia, trong cửa sổ «Mở / hủy hàng» dưới nút có dòng gợi ý «mở ngoài đơn hàng»: bia thường rời kho qua bán hàng, còn mở ra thì hiếm.

Đã dùng: sơ chế và việc khác

Với mặt hàng tính theo gam, mililít và theo cái, ở chỗ nút «Mở» là «Đã dùng»: hàng được đưa vào dùng mà không qua đơn. Có hai lý do:

• Sơ chế — được chọn sẵn: ướp thịt, nấu nước sốt, sơ chế cho bữa sáng.
• Khác — mọi trường hợp còn lại; hãy ghi chú chuyện gì đã xảy ra.

Trong sổ kho các dòng này có tên «Đã dùng · sơ chế» và «Đã dùng · khác». Đây không phải hao hụt: hàng đã được dùng vào việc, chỉ là không qua bán hàng.

Xuất hủy

«Hủy hàng» dành cho hao hụt. Lý do là bắt buộc:

• Hỏng
• Vỡ — làm rơi chai, bể lon
• Hết hạn
• Bữa ăn nhân viên
• Khác — kèm ghi chú: «Rơi khay khi dỡ hàng»

Trong sổ kho đây là dòng «Xuất hủy · vỡ» và tương tự — tách riêng khỏi bán hàng, nên hao hụt hiện rõ chứ không lẫn vào tiêu hao.

Dòng xuất hủy «hỏng» cũng tự xuất hiện — khi hủy khỏi đơn một món mà bếp đã bắt đầu làm (xem bên dưới).

Kiểm kê

Kiểm kê (đếm lại, kiểm hàng) là công cụ chính của kho. Sau khi kiểm kê, tồn kho trở thành đúng con số bạn đã đếm, và sổ kho có thêm một dòng với phần chênh lệch. Kể cả khi không chênh lệch, dòng vẫn được ghi: đó là bằng chứng đã kiểm kê.

Cả kho trong một lượt

Chuyển công tắc ở đầu màn hình «Kho» từ «Tồn kho» sang «Kiểm kê». Chính danh sách chuyển sang chế độ đếm: mỗi mặt hàng có thêm ô «Đếm được» và cột «Chênh lệch». Danh mục, tìm kiếm và «Chỉ sắp hết» vẫn dùng như bình thường — chọn «Đồ uống có cồn» để chỉ đếm quầy bar. Số đã nhập không mất khi đổi bộ lọc: đếm bếp, chuyển sang quầy bar rồi ghi tất cả một lần.

Đi dọc kệ và nhập số lượng thực có vào cột «Đếm được». Tab hoặc Enter chuyển sang dòng tiếp theo, số lẻ viết bằng dấu phẩy hay dấu chấm đều được: «4,9» và «4.9» là một. Gam và mililít được nhập theo kilôgam và lít — bấm «kg» cạnh ô để chuyển dòng đó sang gam. Mặt hàng có dung tích chai được đếm theo chai: hai chai nguyên và một chai còn một nửa — «2,5»; bấm «chai» để chuyển dòng sang lít, bấm lần nữa — sang mililít. Cột «Chênh lệch» hiện ngay phần thiếu màu đỏ và phần dư màu xanh, đầu trang cho biết đã đếm bao nhiêu dòng, còn thanh dưới cùng — bao nhiêu dòng sẽ được ghi.

• Dòng trống — mặt hàng chưa đếm, tồn kho giữ nguyên.
• Số 0 là con số hợp lệ: «hết hàng».
• «Ghi N» chỉ ghi các dòng đã đếm — mỗi mặt hàng thêm một dòng «Kiểm kê» vào sổ kho.

Nếu trong lúc đếm có bán hàng hoặc nhập hàng, tồn kho đã thay đổi. Trước khi ghi, kho đối chiếu với máy chủ và tô sáng những dòng đó: «trong lúc đếm, tồn kho đã thay đổi −2 lon». Đếm lại nếu cần rồi bấm «Ghi» lần nữa — số bạn đã nhập sẽ được ghi.

Nếu mất kết nối, các dòng đã ghi được đánh dấu «đã ghi», còn các dòng lỗi giữ thông báo lỗi và nút «Thử lại». Thử lại an toàn: kể cả khi máy chủ đã kịp ghi dòng đó, nó sẽ không xuất hiện hai lần. Quay lại «Tồn kho» hoặc sang màn hình khác khi còn số chưa ghi phải xác nhận trước; khi đã ghi hết, danh sách tự trở về dạng thường.

Một mặt hàng

Mở mặt hàng, bấm «Kiểm kê» và nhập vào ô «Đếm được» số lượng thực có trên kệ. Hộp thoại tự hiện «hiện 4,88 kg → thành 4,85 kg · chênh lệch −30 g» — thấy thiếu hụt ngay trước khi ghi, chứ không phải đến cuối tháng.

Bao lâu kiểm kê một lần là do bạn quyết định. Nhịp hợp lý:

• quầy bar (đồ uống có cồn, lon) — sau mỗi ca: lọc «Đồ uống có cồn» rồi bấm «Kiểm kê»;
• bếp — mỗi tuần một lần;
• toàn bộ kho — mỗi tháng một lần;
• trước ngày làm việc đầu tiên — bắt buộc: một lượt kiểm kê cho cả kho, đó là cách có tồn đầu kỳ.

Bán hàng tự trừ kho

Khi đơn được xác nhận, kho trừ mọi thứ theo định lượng của các món trong đơn: định lượng mỗi phần × số lượng. Không cần bấm gì thêm — trong sổ kho của mặt hàng xuất hiện dòng «Bán hàng · Phở bò ×2 · bàn 4» kèm tên người đã xác nhận hoặc nhập đơn.

• Đơn của khách trừ kho khi nhân viên xác nhận; đơn do nhân viên nhập — trừ ngay, kể cả đơn «đã phục vụ rồi».
• Gọi thêm vào đơn đã nhận thì trừ ngay, vào đơn chưa xác nhận — khi xác nhận.
• Biến thể và món thêm được tính giống như trong định lượng: biến thể thay thành phần của món, món thêm được cộng vào.
• Lấy định lượng đang áp dụng lúc xác nhận. Sau đó có sửa định lượng thì những lần bán trước trong sổ kho vẫn không đổi.
• Yêu cầu mới bị từ chối không động tới kho: chưa trừ gì cả. Đóng hoá đơn, tách hoá đơn và giảm giá cũng không làm thay đổi gì.

Hủy món. Nếu món chưa được phục vụ, hộp thoại «Hủy món» sẽ hỏi «Nguyên liệu đã về lại kho chưa?»:

Bếp	Chọn sẵn	Kết quả
chưa bắt đầu làm món	«Có»	Nguyên liệu trả về tồn kho: dòng «Hủy món khỏi đơn»
đang nấu hoặc đã xong	«Không»	Nguyên liệu bị ghi hủy là hỏng: sổ kho có «Hủy món khỏi đơn» và ngay sau đó «Xuất hủy · hỏng» với ghi chú «Hủy món khỏi đơn: …»
lý do «Bị lỗi»	«Không», không cho đổi	Món bị lỗi không trả về kho — chỉ ghi hủy

Có thể đổi câu trả lời: bạn biết rõ hơn đầu bếp đã động vào món hay chưa. Món đã phục vụ thì kho không nhận lại: nguyên liệu coi như đã bán, sổ kho không có dòng mới.

Hủy cả đơn đã nhận cũng xử lý như vậy, chỉ là không hỏi: phần bếp chưa bắt đầu được trả về, phần đã bắt đầu bị ghi hủy là hỏng với ghi chú «Đơn đã bị hủy: …» và lý do hủy.

{warning} Bản thân kho không chặn bán hàng. Nếu theo sổ sách đã hết hàng, đơn vẫn đi qua, còn tồn kho xuống âm. Muốn món tự ngừng bán khi hết hàng, hãy bật «Ngừng bán món khi hết hàng» cho mặt hàng; còn lại thì tự đặt «Hết món» trong thực đơn.

Sổ kho của mặt hàng

Bấm vào mặt hàng — thẻ của nó mở ra: tồn kho, các nút giao dịch, nguyên liệu liên kết và sổ kho. Dòng mới nhất ở trên cùng, nút «Xem thêm» ở dưới tải các dòng cũ hơn.

Mỗi dòng có:

• chuyện gì đã xảy ra — «Nhập kho», «Bán hàng · Phở bò ×2 · bàn 4», «Hủy món khỏi đơn», «Đã mở», «Xuất hủy · vỡ», «Kiểm kê»;
• ghi chú hoặc lý do — thành dòng riêng trong ngoặc kép: «Hóa đơn số 1842», «Khách đổi ý»;
• ai và khi nào — tên nhân viên hoặc thiết bị («Máy tính bảng quầy bar»), «hôm nay 12:45»; dòng không có người ghi được đánh dấu «tự động»;
• bao nhiêu và tồn sau dòng đó — ở bên phải.

Trong danh sách mặt hàng, cột «Giao dịch gần nhất» tóm tắt cùng điều đó: «bán hàng · 5 phút trước», «đã mở · 12 phút trước».

Sổ kho không sửa và không xoá được. Nhầm thì sửa bằng một dòng mới. Ví dụ, nhập kho theo gam thay vì kilôgam: hãy kiểm kê về đúng số lượng thật và ghi vào ghi chú chuyện gì đã xảy ra. Như vậy thấy được cả chỗ sai lẫn cách sửa.

Cũng vì lý do đó, mặt hàng đã có sổ kho thì không xoá được — trong thẻ, thay cho nút xoá là dòng «Mặt hàng đã có sổ kho nên không thể xóa». Mặt hàng chưa có giao dịch thì xoá được; nguyên liệu liên kết với nó sẽ ngừng trừ kho.

«Sắp hết» và tồn âm

Mặt hàng sắp hết có nhãn «sắp hết» trong danh sách. Khi nào nhãn hiện:

• bằng 0 — luôn là «sắp hết», kể cả khi chưa đặt ngưỡng;
• âm — số tồn màu đỏ; không có nhãn, vì số âm đã nói lên nhiều hơn;
• bằng ngưỡng hoặc thấp hơn — nếu đã đặt ngưỡng.

Ngưỡng đặt trong thẻ: «Sửa» → ô «Ngưỡng «sắp hết»», theo đơn vị của mặt hàng (với mặt hàng tính theo gam — có nút chuyển g/kg: 2 kg chứ không phải 2000 g). Ô này không bắt buộc; cạnh số tồn trong thẻ sẽ hiện «ngưỡng 2 kg».

Công tắc «Chỉ sắp hết» (trên điện thoại — «Sắp hết») phía trên danh sách chỉ giữ lại hàng tồn âm, bằng 0 và mọi thứ đã chạm hoặc dưới ngưỡng: một danh sách có sẵn những gì cần đếm lại và cần mua thêm.

Vì sao tồn kho bị âm. Đã bán nhiều hơn số có theo sổ: chưa ghi nhập kho, chưa kiểm kê ban đầu, định lượng trong món thấp hơn thực tế — hoặc ngược lại, lần trước đếm dư. Thẻ tự nhắc: «Tồn kho âm — hãy kiểm kê». Đếm kệ và ghi kiểm kê, sau đó xem sổ kho: lần nhập kho bị bỏ sót thường thấy ngay.

{info} Khách không thấy «sắp hết» và tồn âm: thực đơn không đổi vì chúng. Món chỉ tự ngừng bán khi mặt hàng bật «Ngừng bán món khi hết hàng».

Món tự ngừng bán khi hết hàng

Hết bia — khách và phục vụ đều không đặt được nữa, và sau khi nhập hàng món tự quay lại thực đơn. Muốn vậy, hãy bật «Ngừng bán món khi hết hàng» cho mặt hàng kho: thẻ mặt hàng → «Sửa».

• Món ngừng bán khi tồn kho không đủ một suất theo định lượng của món. Bia «1 chai» mỗi suất — khi hết chai; bít tết 250 g — khi còn dưới 250 g. Ngưỡng «sắp hết» không liên quan: nó dùng để nhắc mua thêm.
• Khách vẫn thấy món trong thực đơn với nhãn «Hết món», trên quầy thu ngân món có nhãn «Hết hàng», không thêm được. Nếu khách đã cho món vào giỏ, khi đặt sẽ thấy «Đã hết» kèm tên món.
• Món tự bán lại sau khi nhập kho, kiểm kê, hoặc khi món chưa phục vụ bị hủy khỏi đơn và hàng được trả về kho.
• «Hết món» trong thực đơn là chuyện khác. Người đặt nó, và nhập kho không gỡ nó. Trong trình chỉnh sửa món bị kho ngừng bán, nút gạt vẫn ở «Đang bán», bên dưới có dòng «Kho đã ngừng bán».
• Tồn kho vẫn có thể xuống âm: nếu hai đơn cùng lúc bán chai cuối cùng, cả hai đều đi qua.

Thẻ mặt hàng có khối «Ngừng bán» liệt kê các món nó sẽ ngừng bán, mỗi suất lấy bao nhiêu và món nào đang bị ngừng; trong danh sách, mặt hàng như vậy có biểu tượng, và khi món đã ngừng bán — nhãn «đã ngừng bán món».

Tiện nhất cho hàng đếm theo cái: chai, lon, món tráng miệng. Gam theo định lượng chỉ trừ gần đúng, và món có thể biến mất dù hàng vẫn còn trên kệ — với gam, chỉ bật khi bạn kiểm kê thường xuyên.

{info} Chỉ tính định lượng của chính món. Nếu các biến thể của món («Tiger» / «Heineken» theo cỡ) trừ các mặt hàng khác nhau, bản thân món không bị ngừng bán.

Nút «Mở / hủy hàng» ở quầy bar

Bartender không có thời gian rời bảng đơn để khui một lon. Vì vậy ở đầu màn hình «Đơn hàng» có nút «Mở / hủy hàng» với biểu tượng hộp mở. Nút hiện khi:

• bạn có quyền «Kho» ở mức quản lý;
• quán có ít nhất một mặt hàng kho;
• đây là máy tính bảng dùng chung của quán, hoặc điện thoại và máy tính bảng không có menu bên.

Trên máy tính có menu bên thì bảng đơn không có nút này — ở đó cả mục «Kho» đã trong tầm tay. Trên điện thoại, nút này cũng có ở cuối màn hình «Tồn kho».

Cửa sổ «Mở / hủy hàng» — «không có giá và tổng tiền»: ô tìm kiếm, mặt hàng gần đây ở trên cùng, dòng to vừa ngón tay. Chọn mặt hàng, rồi «Mở» (với mặt hàng tính theo g, ml hoặc cái — «Đã dùng») hoặc «Hủy hàng» kèm lý do. Lon và chai đổi số lượng bằng nút «−» và «+», gam và mililít nhập vào ô — rum có dung tích chai thì nhập luôn theo chai: vỡ nửa chai — «0,5». Trước khi ghi đã thấy «tồn còn 43 lon», còn nút xác nhận nhắc lại thao tác: «Xác nhận · đã mở 1 lon». Một lon — ba lần chạm: mặt hàng, «Mở», «Xác nhận».

Cửa sổ không có tiền, nên có thể giao cho máy tính bảng dùng chung ở quầy bar. Các dòng ghi từ máy tính bảng được ký tên của máy đó trong sổ kho.

Ai làm được gì

Quyền truy cập là quyền riêng «Kho» trong vai trò:

Mức	Làm được gì
Không	Không có mục «Kho» và nút «Mở / hủy hàng»; khi hủy món không có câu hỏi về kho
Xem	Tồn kho, thẻ và sổ kho — không ghi giao dịch
Quản lý	Tất cả: mặt hàng, «Thêm từ công thức», nhập kho, mở, hủy hàng, kiểm kê, ngưỡng

Trong các vai trò dựng sẵn, quyền quản lý có ở Chủ quán, Quản lý và Thu ngân; Phục vụ và Đầu bếp không có quyền này.

Thiết bị dùng chung chạy theo vai trò của nó, và quyền kho không bị cắt bớt: máy tính bảng quầy bar với vai trò «Thu ngân» mở và hủy hàng được (thiết bị). Không muốn vậy — đặt cho «Thu ngân» quyền «Kho» = «Xem» hoặc «Không»; việc này cũng đổi quyền của nhân viên mang vai trò đó.

{info} Ai không có quyền kho thì khi hủy món sẽ không thấy câu hỏi: bếp quyết định — phần chưa bắt đầu được trả về, phần đã bắt đầu bị ghi hủy, còn «Bị lỗi» thì luôn bị ghi hủy.

Câu hỏi và lỗi thường gặp

• Tiêu hao trong phân tích không khớp với sổ kho. Đây là hai thứ khác nhau. Tiêu hao theo định lượng là số tính theo món đã bán và định lượng hiện tại: sửa định lượng thì các tuần trước cũng được tính lại. Sổ kho ghi những gì đã xuất vào lúc xác nhận, và có cả những thứ phân tích không thấy: lon đã mở, hàng vỡ, sơ chế, hao hụt khi kiểm kê.
• Đơn nhập trên KiotViet hoặc CukCuk mà không qua Qreaty thì không trừ kho. Kho chỉ thấy các đơn đi qua ứng dụng. Nếu một phần doanh số đi đường khác, tồn kho sẽ lệch — hãy cân lại bằng kiểm kê.
• Đơn đã xoá không trả nguyên liệu về kho. Trong ứng dụng không xoá được đơn (chi tiết); nếu đơn bị xoá theo yêu cầu gửi bộ phận hỗ trợ, các dòng trừ kho vẫn nằm trong sổ và tồn kho không đổi.
• Mỗi quán có kho riêng. Mặt hàng và tồn kho không dùng chung. Chuyển hàng sang quán khác là hủy hàng với lý do «Khác» kèm ghi chú ở quán này và nhập kho ở quán kia.
• Chưa đếm hết trước ngày đầu tiên. Khi đó tồn kho bắt đầu từ 0 và sau những lần bán đầu tiên sẽ xuống âm. Hãy đếm kệ và kiểm kê từng mặt hàng — từ lúc đó sổ sách mới trung thực.
• Bán hàng không trừ vào mặt hàng. Xem nhãn «chưa có công thức»: mặt hàng chưa liên kết với nguyên liệu nào. Hãy liên kết ở tab «Nguyên liệu»: nguyên liệu → «Liên kết kho» → mặt hàng. Không thấy trong danh sách? Hãy xem đơn vị: gam không bao giờ trừ vào cái.