Quầy: màn hình «Đơn hàng»

Màn hình này là gì

«Đơn hàng» là bảng chính của ca làm: đơn của khách về đây, tại đây nhân viên xác nhận, theo đến lúc phục vụ và tính tiền. Màn hình mở cho các vai trò có quyền «Nhận đơn»; nếu quán tắt việc nhận đơn thì màn hình không tồn tại.

Bảng tự cập nhật: đơn mới và thay đổi trạng thái hiện ra mà không cần tải lại, tuổi của phiếu được tính lại liên tục.

Nếu quán quản lý kho, trên máy tính bảng dùng chung và trên điện thoại, đầu bảng đơn có nút «Mở / hủy hàng» (trên điện thoại là biểu tượng hộp mở): bartender khui lon hoặc hủy hàng vỡ mà không rời màn hình đơn. Ai thấy nút này — xem hướng dẫn về kho.

{info} Ca làm không chấm ở đây: nút «Bắt đầu ca» nằm trong menu tài khoản (ảnh đại diện) trên máy tính và trong thẻ ca ở màn hình «Khác» trên điện thoại (ca làm). Thiết bị dùng chung hoàn toàn không chấm ca.

Bảng đơn hàng

Bốn chế độ xem của bảng

Nút chuyển ở đầu trang cho bốn cách nhìn cùng một ca làm:

  • Bảng — kanban theo từng bước, tiện trên màn hình lớn ở quầy.
  • Sơ đồ — sơ đồ mặt bằng: thấy chuyện gì đang diễn ra ở từng bàn.
  • Dòng đơn — hàng chờ bên trái, thẻ đơn bên phải; phần sửa đơn cũng mở ở đây.
  • Quầy thu ngân — các bàn cần thanh toán: mọi hoá đơn đang mở, các bàn chờ thanh toán nằm trên cùng (Chờ thanh toán). Chạm vào một bàn để mở hoá đơn — đóng, tách và gộp hoá đơn ngay tại đó. Hoá đơn mở từ hôm qua trở về trước có cảnh báo riêng, để hoá đơn bị quên không giữ bàn bận mãi. Bên dưới là khối Đã thanh toán: trong ngày đã đóng bao nhiêu hoá đơn và bao nhiêu tiền, chia theo hình thức thanh toán kèm danh sách hoá đơn (hình thức thanh toán). Nút «Hôm nay / Hôm qua» dành cho ca kết thúc sau nửa đêm; mở một hoá đơn trong danh sách để ghi hoặc sửa hình thức thanh toán. Tổng «Tiền thu được» chỉ cộng tiền mặt, chuyển khoản, thẻ và ví điện tử — số tiền phải có trong két và về tài khoản. Ghi vào phòng, voucher và «Chưa ghi» hiện ở dòng riêng nhưng không tính vào tổng.

Muốn đóng, tách và gộp hoá đơn ở Quầy thu ngân cần quyền «Thanh toán hoá đơn»; không có quyền này, hoá đơn chỉ mở để xem và in hoá đơn tạm (nếu quán có bật) (ai làm được gì).

Nút ghim bên cạnh mở menu «Chế độ xem mặc định»: đánh dấu «Mở «Bảng» mặc định» (hoặc chế độ bạn đang xem) và thiết bị sẽ mở đúng chế độ đó. Chỉ chuyển thẻ thôi thì chế độ mặc định không đổi — đó là hành động có chủ ý. Khi đang ở chế độ đã ghim, biểu tượng ghim được tô đậm.

{info} Trên điện thoại và trên máy tính bảng dựng đứng có ba chế độ xem: Dòng đơn, Sơ đồ và Quầy thu ngân. Ở đây không có bảng kanban — các cột không đủ bề ngang, nên chế độ «Bảng» đã ghim sẽ mở ra Dòng đơn. Sơ đồ hoạt động y như trên màn hình lớn: chạm vào bàn sẽ mở thẻ của bàn từ phía dưới, còn con số cạnh thẻ cho biết còn bao nhiêu cuộc gọi của khách đang chờ trả lời.

Hàng chờ và thẻ đơn

Đơn được xếp theo bước: Mới (chưa xác nhận) → Đang làm → Sẵn sàng (đã nấu xong, đến lúc mang ra) → Đã phục vụ (dải hẹp bên cạnh, nhật ký những món vừa trả).

Khi phiếu đang xử lý cũ nhất đã quá giờ, đầu bảng hiện một nhãn đỏ có đồng hồ. Khi mọi thứ đúng giờ thì không có nhãn này.

Trên thẻ thấy số đơn, bàn, các món, ghi chú của khách, tổng tiền và một nút chính của bước hiện tại: Xác nhận → Đánh dấu sẵn sàng → Phục vụ. Bấm vào thẻ sẽ mở thẻ đơn đầy đủ kèm hoá đơn bàn, in ấn và sửa đơn.

Ghi chú của khách được làm nổi — một dải màu ấm kèm biểu tượng, thay cho chữ nghiêng xám nhỏ: đó là chỉ dẫn, không phải chi tiết phụ. Dải đó chứa cả ghi chú cho cả đơn lẫn ghi chú khách viết cho từng món; trên điện thoại, loại sau trước đây biến mất và chỉ thấy khi mở thẻ đơn.

Ngay khi đơn có nút «Phục vụ», trên thẻ cũng xuất hiện khối «Mang ra bàn» — bộ phục vụ của những món có trong đơn (danh sách phục vụ), kèm bộ đếm «đã đánh dấu / tổng». Không cần cài đặt gì: nếu các món không có bộ phục vụ thì khối cũng không hiện. Nếu quán tắt bước bếp, nút «Phục vụ» và khối này xuất hiện ngay sau khi xác nhận đơn — không phải chờ trạng thái «sẵn sàng», vì quán như vậy không bao giờ có nó (bước «Sẵn sàng»).

Số đơn trùng với số khách thấy trên màn hình trạng thái của mình và số in trên phiếu bếp và hoá đơn: «đơn 12» ở bàn và ở quầy là cùng một đơn. Số đơn là của riêng quán và bắt đầu lại từ 1 mỗi ngày (số đơn). Nếu quán hỏi khách tên và số phòng, cạnh số bàn có dòng «Phòng 214 · Anna» (thông tin khách).

Tuổi của phiếu đổi màu: bình thường, rồi cảnh báo, rồi «quá hạn» — để đơn bị bỏ quên nhìn từ xa cũng thấy.

{info} Nút «Đánh dấu sẵn sàng» chỉ hiện với ai có quyền báo món xong. Nếu quán tắt bước bếp thì đơn đang nấu hiện ngay nút «Phục vụ» (bước «sẵn sàng»).

{success} Nếu đồng nghiệp làm trước bạn, bạn sẽ thấy «Người khác đã thao tác trước — danh sách đã được làm mới»: bảng tự lấy về trạng thái thật, không hỏng gì cả.

Dấu «Đã thanh toán». Đóng hoá đơn không gỡ khỏi bảng một đơn còn món chưa mang ra: thẻ vẫn ở «Đang làm» hoặc «Sẵn sàng» với dấu «Đã thanh toán», và nút «Phục vụ» vẫn hoạt động như thường. Bàn trên sơ đồ vẫn được giải phóng (đóng hoá đơn).

Xác nhận, từ chối, huỷ

Làm được gì với đơn tuỳ vào việc đơn đang ở đâu:

Đơn Làm được gì Lý do Quyền
Mới — yêu cầu của khách, chưa xác nhận Xác nhận — đơn xuống bếp; Từ chối — không nhận yêu cầu Không bắt buộc «Nhận đơn»
Đã nhận — đang nấu hoặc đã sẵn sàng Huỷ đơn Bắt buộc: nút không chạy khi ô còn trống «Hủy đơn»
Đã phục vụ Không huỷ được — —

«Từ chối» và «Huỷ đơn» nằm trên thẻ đơn. Nhân viên phục vụ không có quyền «Hủy đơn» thì đơn giản là không thấy mục «Huỷ đơn» và sẽ gọi quản lý, nhưng vẫn từ chối được yêu cầu mới.

Khách thấy lý do. Lý do từ chối hoặc huỷ hiện ngay trên màn hình của khách trong một thẻ lớn «Lý do từ quán» — bằng ngôn ngữ khách đã mở thực đơn: bản dịch được làm tự động trong vài giây, còn bản gốc hiện nhỏ hơn bên dưới. Khi quán đã dùng hết mức trần AI tự động trong ngày, lý do không được dịch — khách đọc đúng như bạn đã viết. Đơn do nhân viên nhập thì không có màn hình của khách — lý do chỉ nằm trong lịch sử đơn. Vì vậy hãy viết ngắn gọn, dễ hiểu: «Hết món», «Bếp đã đóng». Không ghi lý do thì khách chỉ thấy đơn bị từ chối và không bị tính tiền (phía khách trông ra sao). Nếu lý do đã được dịch, chi tiết đơn trong lưu trữ cho thấy khách đã nhận được câu chữ nào.

Đơn đã phục vụ thì không huỷ được: món đã lên bàn và đã vào hoá đơn. Nếu món bị trả lại hoặc khách không hài lòng, hãy sửa hoá đơn bàn — giảm giá món, tới 100 % (sửa hoá đơn). Khi đơn chưa được phục vụ hết, món thừa vẫn hủy được (hủy món).

{info} Trong ứng dụng không xoá được đơn — cả ở quầy lẫn trên máy của phục vụ. Từ chối và huỷ không xoá đơn: đơn vẫn nằm trong lưu trữ với trạng thái «Từ chối» hoặc «Đã huỷ» và không tính vào doanh thu. Xoá hẳn đơn cùng lịch sử chỉ có trong bảng quản trị nền tảng, dành cho quản trị viên của nền tảng — để dọn dẹp kỹ thuật, theo yêu cầu gửi bộ phận hỗ trợ.

{success} Nếu đơn vừa được phục vụ hoặc hoá đơn vừa đóng trong lúc bạn huỷ, bạn sẽ thấy «Đơn đã được phục vụ hoặc hoá đơn đã đóng — không thể huỷ. Danh sách đã được làm mới.», còn thẻ đơn quay lại chỗ cũ.

Cảnh báo đơn bị treo

Nếu một đơn mới chờ xác nhận quá lâu, trên màn hình hiện dải báo «Đơn hàng chờ xác nhận đã 3:20» kèm âm thanh. Càng chờ lâu, tín hiệu càng dồn dập.

Nút «Im lặng 90 giây» tắt tiếng và ẩn dải báo trong một phút rưỡi, nhưng không đánh lừa: tuổi của đơn vẫn chạy, và cảnh báo sẽ quay lại đúng mức mà thời gian chờ thật xứng đáng. Dải báo tự biến mất khi không còn đơn nào chưa xác nhận.

Khách gọi và xin tính tiền

Khi khách bấm «Gọi phục vụ» hoặc «Xin tính tiền», lời gọi hiện trên «Đơn hàng» — ở mọi chế độ xem của bảng. Trên màn hình rộng, đó là dải nhỏ trên thanh tiêu đề, cạnh bộ chuyển chế độ xem; trên điện thoại, đó là thẻ ở dưới cùng, phía trên thanh điều hướng. Bảng đơn không bị xê dịch. Màn hình «Khu vực» nhận đúng thẻ đó; bếp không thấy các lời gọi.

  • «Đã nhận» xoá thẻ trên mọi thiết bị cùng lúc và báo cho khách là có người đang tới. Ai bấm trước là người đã nhận.
  • Khi có nhiều lời gọi, dải nhỏ hiện lời gọi cũ nhất kèm số còn lại; bấm vào đó sẽ mở danh sách, ở đấy thấy rõ mỗi bàn đã chờ bao lâu.
  • Lời xin tính tiền còn có «Mở hoá đơn»: mở ngay hoá đơn của bàn, có thể in (nếu quán có bật hoá đơn tạm) hoặc đóng nếu bạn có quyền «Thanh toán hoá đơn» (quyền với hoá đơn).
  • Khi hoá đơn của bàn được đóng, tách hay gộp, thẻ tự tắt — thanh toán chính là câu trả lời cho lời xin đó.
  • Trên «Sơ đồ» bàn đang gọi sẽ nhấp nháy, còn ở chế độ «Quầy» bàn xin tính tiền được đẩy lên đầu và gắn nhãn «Xin tính tiền».

Trong lúc lời gọi còn chờ, vầng sáng dưới thẻ thở nhẹ và đổi màu: xanh trong những phút đầu, rồi vàng, rồi đỏ ở phút thứ ba. Đến phút thứ ba có tín hiệu dai dẳng — không phải vì có lời gọi, mà vì không ai nhận; nút chuông gạch chéo tắt tiếng 90 giây, không đụng tới thẻ lẫn đồng hồ chờ (tín hiệu dai dẳng).

Âm báo của lời gọi giống âm của đơn mới và nghe được ở mọi màn hình trong ứng dụng — kể cả khi bạn đang sửa thực đơn. Âm lượng và âm báo cài theo từng thiết bị (thông báo và âm thanh).

{info} Với quán mà nhân viên phục vụ không dùng ứng dụng, như vậy là đủ: máy tính bảng «Đơn hàng» tự thấy và tự nhận mọi lời gọi. Máy đó không nhận push — nó là thiết bị dùng chung, không phải của riêng ai (ai nhận push).

Đơn nhập tay

Nút «Đơn mới» mở trình soạn đơn — dùng để nhận đơn nói miệng, đơn qua điện thoại hoặc đơn tại quầy.

  1. Bàn. Các ô cho thấy tình trạng: «trống · 4 chỗ» hoặc «đang dùng · 2 đơn · tổng tiền». Bàn được phân cho bạn có nhãn «của tôi».
  2. Món. Tìm kiếm và danh mục; món có nhiều loại ghi «từ …», món trong danh sách tạm ngừng có nhãn «Hết món», món hết hàng trong kho — «Hết hàng»; cả hai đều không thêm được. Món quán bán chạy nhất trong 30 ngày qua đứng đầu, món hết đứng cuối; món chưa bán giữ thứ tự trong thực đơn.
  3. Bảng chọn. Với món có kích cỡ và món kèm, một bảng chọn sẽ mở ra; ghi chú cho món cũng nhập ở đó («không hành»).
  4. Giỏ hàng. Số lượng, ghi chú cho cả đơn, «Xóa hết» và «Thêm món». Sau đó là đặt đơn.

{info} Chưa chọn bàn thì không đặt được đơn — đây là cách chặn những đơn «lơ lửng» mà không ai mang đi đâu được.

Đơn «đã phục vụ rồi»

Trong giỏ hàng có công tắc «Đã phục vụ — bỏ qua bếp»: đơn được ghi ngay là đã phục vụ và vào hoá đơn của bàn, bếp không thấy phiếu. Như mọi đơn khác, hoá đơn được in khi thanh toán (hoá đơn bàn).

Cái này dành cho quầy bar và tủ trưng bày: cà phê đã rót, bánh sừng bò đã đưa — chỉ cần ghi nhận doanh thu vào hoá đơn bàn. Công tắc được ghi nhớ trên thiết bị này.

{warning} Bếp sẽ không thấy đơn kiểu này chút nào. Nếu món vẫn cần nấu — hãy tắt công tắc.

Sửa đơn đã nhận

«Chỉnh sửa» mở phần sửa đơn trong «Dòng đơn»: có thể thêm món, nhân đôi một dòng, sửa số lượng của đơn chưa được xác nhận. Sau «Lưu thay đổi» hoặc «Hủy», màn hình quay lại chế độ xem nơi bạn bắt đầu sửa.

Các thay đổi dồn lại và xuống bếp thành một lượt khi bấm nút «Lưu thay đổi» — trước lúc đó bếp không thấy gì cả. Bên dưới hiện tổng tiền mới kèm chênh lệch so với tổng cũ.

{info} Dòng mà bếp đã bắt tay vào làm thì không sửa được — nó được đánh dấu «đang ở bếp». Món như vậy chỉ có thể hủy.

Hủy một dòng món

Hủy món (void) nghĩa là «bỏ một món ra khỏi đơn đã nhận»: khách đổi ý, nhân viên nhập nhầm, món đã hết. Trong menu của dòng có «Hủy món», sau đó là lý do bắt buộc (có sẵn: «Khách đổi ý», «Nhập nhầm», «Hết hàng», «Bị lỗi»).

Dòng đã hủy không biến mất: nó vẫn nằm trong đơn với nét gạch ngang và lý do, và được trừ khỏi tổng tiền. Nhờ vậy lịch sử ca làm vẫn trung thực — thấy được chuyện đã xảy ra chứ không chỉ con số cuối.

Nếu cơ sở có quản lý kho và món chưa được phục vụ, hộp thoại hủy món sẽ hỏi «Nguyên liệu đã về lại kho chưa?». «Có» được chọn sẵn khi bếp chưa bắt đầu làm món, «Không» khi món đang nấu hoặc đã xong; lý do «Bị lỗi» đặt «Không» và không cho đổi. «Có» trả nguyên liệu về tồn kho. «Không» ghi hủy chúng là hỏng: sổ kho sẽ có dòng «Xuất hủy · hỏng» kèm ghi chú «Hủy món khỏi đơn: …». Khi sửa đơn, cạnh lý do sẽ hiện điều sẽ xảy ra: «trả về kho» hoặc «ghi hủy là hỏng». Hủy cả đơn đã nhận cũng xử lý như vậy mà không hỏi: món chưa bắt đầu được trả về, món đã bắt đầu bị ghi hủy (kho và bán hàng).

{info} Dòng đã hủy không lên hoá đơn của khách và không tính vào doanh thu. Quyền hủy món được cấp riêng, tách khỏi quyền nhận đơn (vai trò).

Quét QR giỏ hàng của khách

Ở chế độ gọn nhẹ khách đưa mã QR giỏ hàng của mình, còn nhân viên bấm «Quét». Nút này chỉ có ở chế độ đó và chỉ khi thiết bị có camera.

Giỏ hàng quét được sẽ mở ra dưới dạng bản nháp «Đơn của khách» — kèm số bàn, nếu số bàn nằm trong mã. Nhân viên kiểm lại các món rồi xác nhận.

Trong cài đặt máy quét có: đèn pin, chọn camera, quét liên tục, âm thanh và rung. Máy quét giải thích lỗi rõ ràng: mã đã hết hạn («nhờ khách mở lại giỏ hàng»), đây là QR của bàn chứ không phải đơn hàng, hoặc QR thuộc cơ sở khác.

{info} Nếu không có camera hoặc camera không dùng được, cách trung thực là «Tạo đơn thủ công»: không thể gõ tay mã đơn hàng.

Dòng đơn và lưu trữ

Trong «Dòng đơn», bên trái là hàng chờ theo từng bước, bên dưới là mục thu gọn «Đã phục vụ» của hôm nay.

Nút chuyển phạm vi «Trong ca / Lưu trữ» mở những ngày đã qua: tìm theo số đơn, bàn và món, lọc theo khoảng thời gian, trạng thái và nhân viên phục vụ, xuất CSV và liên kết sang phân tích. Lưu trữ chỉ mở khi có quyền «Phân tích · Xem».

Số đơn bắt đầu lại từ 1 mỗi ngày, nên tìm «12» trong một tuần sẽ ra đơn số 12 của từng ngày — hãy nhận ra đơn cần tìm theo ngày và bàn; «#12» cũng tìm được như vậy, còn đơn mà máy thu ngân nhận khi mất mạng thì tìm theo số riêng của nó, «1-7». Cũng danh sách đó theo kỳ của phân tích nằm ở tab Đơn hàng.

{info} Tệp CSV xuất theo cả bộ lọc lẫn ô tìm kiếm — ra đúng những gì bạn đang thấy trên màn hình. Số đơn là cột đầu tiên «Order #», ngay sau là ngày; số hoá đơn là cột «Bill #» cạnh trạng thái hoá đơn. Tên và số phòng khách đã nhập nằm trong tệp thành các cột riêng, bên cạnh là số phòng mà quầy thu đã ghi hóa đơn vào («Folio room»). Ngày giờ theo giờ của nhà hàng, các món đã hủy không được liệt kê trong đơn. Phạm vi luôn mở ở «Trong ca»: thiết bị bị tải lại giữa lúc đông khách sẽ quay về với các đơn đang chạy.

Máy thu ngân khi mất mạng

Nếu quán đã bật nhận đơn khi mất mạng, máy thu ngân trên thiết bị sảnh không dừng khi mất kết nối: đơn mới, gọi thêm, huỷ món, huỷ đơn, «Sẵn sàng» và «Đã phục vụ», đóng bàn kèm hình thức thanh toán — tất cả hiện ngay trên bảng và tự gửi lên máy chủ khi có mạng lại.

  • Trên đầu màn hình cạnh biểu tượng kết nối — «· N đang chờ»: số thao tác chưa đến máy chủ.
  • Trên thẻ đơn chưa gửi — nhãn «chưa gửi»; «không được nhận» nghĩa là máy chủ liên tục báo lỗi.
  • Ở cuối màn hình — bảng «Cần chú ý»: máy chủ từ chối, phiếu bếp chưa nhận, mất kết nối lâu. Mỗi thẻ có một thao tác chính (mỗi thẻ nghĩa là gì).
  • Khi mất mạng, máy thu ngân tự cấp số đơn: «1-42» — máy 1, đơn thứ 42 của máy trong ngày (số đơn trên giấy).

{warning} Khi máy thu ngân còn thao tác chưa gửi thì không đăng xuất được — cũng đừng xoá dữ liệu trang web: các đơn đó chỉ nằm trên máy tính này (máy thu ngân không cho đăng xuất).