Sảnh, khu vực & bàn

Vì sao bắt đầu từ đây

Khách đặt món từ một cái bàn, không phải "từ nhà hàng": đơn đến kèm số bàn và đi tới đúng người phục vụ được phân cho bàn đó. Chưa có bàn thì không có gì để in và không có chỗ để nhận đơn — vì vậy sảnh được dựng trước khi bật nhận đơn.

Mục này mở từ thanh bên Sảnh & bàn hoặc từ cài đặt (thẻ "Sảnh và bàn"). Chỉ những nhân viên được phép quản lý sảnh mới thấy nó: phục vụ hay thu ngân sẽ không thấy.

Mục có hai chế độ, nút chuyển Đơn giản / Thiết kế ở góc trên bên phải. Dữ liệu chung như nhau — chỉ khác cách hiển thị.

Sảnh và bàn

Khởi tạo nhanh: sơ đồ sảnh trong một phút

Khi chưa có khu vực nào, trang đề nghị Khởi tạo nhanh — một trình hướng dẫn ba bước: bao nhiêu bàn, mỗi bàn mấy chỗ, và bước xác nhận ("Sẽ tạo: 8 bàn trong 1 khu vực, mỗi bàn 4 chỗ"). Trình này tạo khu vực "Chính" và đánh số bàn liên tiếp từ số một.

{primary} Đây là cách bắt đầu tốt nhất: sắp xếp bàn cho đẹp và đổi tên khu vực có thể làm sau, còn mã QR thì in được ngay hôm nay.

Khu vực

Khu vực là một phần của quán với bộ bàn riêng: "Chính", "Sân thượng", "VIP", "Quầy bar". Các khu vực hiện thành tab phía trên lưới bàn: một chấm màu, tên và số bàn.

  • Tạo: nút Khu vực bên phải dãy tab → tên và màu nhấn → Tạo.
  • Đổi tên hoặc đổi màu: biểu tượng bút chì trên tab đang chọn (hoặc nhấp đúp vào tab).
  • Xóa: cũng trong hộp thoại đó. Hệ thống sẽ hỏi lại cho chắc.

Số bàn là duy nhất trong từng khu vực, không phải trong cả quán: bàn số 5 có thể vừa ở sảnh chính vừa ở sân thượng. Vì vậy mỗi thẻ in đều ghi tên khu vực ở trên cùng — nếu không thì cả xấp thẻ vừa in ra sẽ không biết đường xếp lại về đúng bàn. Cũng vì vậy, khi quán có bàn ở nhiều hơn một khu vực, đơn hàng, lượt gọi của khách, phiếu bếp và thông báo đẩy sẽ ghi bàn kèm khu vực: "Bàn 5 · Sân thượng".

{warning} Xóa một khu vực là xóa luôn mọi bàn trong đó, và không khôi phục được. Mã QR đã in của những bàn ấy sẽ hết tác dụng.

Không thể xóa bàn hoặc khu vực đã có hoá đơn: nếu xóa, doanh thu của chúng sẽ biến mất khỏi báo cáo. Thay vì xóa, hãy lưu trữ — chọn Lưu trữ trong menu ⋮ trên thẻ bàn, hoặc nút Lưu trữ trong hộp thoại khu vực; thông báo từ chối xóa cũng có sẵn nút Lưu trữ.

  • Bàn đã lưu trữ biến mất khỏi sơ đồ sảnh, quầy thu ngân, màn hình phục vụ và tờ in mã QR, và mã QR đã in của bàn ngừng nhận đơn: khách vẫn xem được thực đơn, nhưng giỏ hàng sẽ báo ngay rằng bàn này không còn nhận đơn và khách không gửi được đơn.
  • Doanh thu của bàn vẫn nằm trong báo cáo, còn số bàn được giải phóng — bạn có thể tạo bàn mới cùng số. Bàn đã lưu trữ không tính vào giới hạn số bàn của gói.
  • Khu vực được lưu trữ cùng với tất cả các bàn của nó.
  • Bàn đang có hoá đơn mở thì chưa lưu trữ được: hãy đóng hoá đơn trước.
  • Muốn đưa bàn hoặc khu vực trở lại, bấm Hoàn tác trong thông báo ngay sau khi lưu trữ; về sau thì liên hệ bộ phận hỗ trợ. Khu vực trở lại cùng với những bàn đã được lưu trữ cùng nó.

Bàn

Bàn của khu vực hiện dưới dạng ô: số bàn (hoặc tên), hình dạng và số chỗ. Phía trên lưới có ba chỉ số của khu vực đang chọn: Bàn, Chỗ ngồi, Đã phân công.

  • Thêm: ô viền nét đứt ở cuối lưới. Số bàn trống kế tiếp được điền sẵn.
  • Các trường của bàn: số bàn, tên bàn (không bắt buộc, ví dụ "Bar 3"), số chỗ, hình dạng (tròn, vuông, chữ nhật, quầy bar) và khu vực.
  • Menu "⋮" trên ô bàn: sửa, nhân bản, sao chép liên kết QR, in QR, ẩn, xóa.
  • Thứ tự: các ô kéo thả được — dùng chuột kéo tay cầm, trên điện thoại thì nhấn giữ.

{info} "Sao chép liên kết QR" chưa dùng được khi quán chưa có thực đơn — sẽ hiện nhắc "Tạo thực đơn trước".

Tạo nhiều bàn cùng lúc

Nút Thêm bàn dựng cả sảnh chỉ trong một lần. Có hai chế độ:

  • Dải số — "Số lượng" và "Bắt đầu từ". Ô thứ hai tự điền, nhưng bạn có thể sửa: ví dụ tầng hai của khách sạn bắt đầu từ 201. Tiền tố không bắt buộc ("Phòng", "Bàn", "Khoang") đi vào tên chứ không vào số: kết quả là "Phòng 101".
  • Danh sách riêng — các giá trị cách nhau bằng dấu phẩy hoặc mỗi dòng một mục. Số thuần ("101") trở thành số bàn; mọi thứ khác ("A-1", "Suite 3") thành tên, còn số bàn sẽ lấy số trống kế tiếp.

Cuối hộp thoại có bản xem trước trực tiếp: sẽ tạo đúng những gì và bao nhiêu. Mỗi lần nhấn tạo tối đa 200 bàn — quán lớn thì tạo theo từng tầng hoặc từng khu vực.

Sơ đồ sảnh

Thiết kế là khung vẽ, nơi bàn đứng đúng như ngoài đời. Cách bố trí này về sau chính là thứ phục vụ và quầy thu ngân nhìn thấy trên sơ đồ sảnh. Ngoài bàn còn có trang trí: tường, cửa, cửa sổ, quầy bar, cây xanh, nhãn chữ — chúng giúp nhận ra căn phòng chỉ trong một cái liếc.

Thuộc tính của bàn đang chọn (số bàn, tên, chỗ ngồi, hình dạng, khu vực, góc xoay, kích thước) sửa ở bảng bên phải. Thay đổi tự lưu — trên đầu trang hiện Đã lưu.

{info} Trình thiết kế chỉ chạy trên màn hình rộng — máy tính bảng hoặc laptop. Trên điện thoại nó nói thẳng điều đó và mời sang chế độ đơn giản, vốn không hề thua kém: khu vực, bàn, trình tạo bàn, phân công và in QR đều có ở đó.

{success} Sơ đồ chỉ là cách bố trí. Bàn vẫn chạy khi chưa có sơ đồ: mã QR, đơn hàng và phân công không phụ thuộc vào việc sảnh đã được vẽ hay chưa.

Bàn đang ẩn

Mục Ẩn trong menu của ô bàn đưa bàn ra khỏi ca làm mà không xóa nó: ô bàn mờ đi, bàn biến mất khỏi màn hình của phục vụ và thu ngân, chỗ ngồi của nó không tính vào chỉ số "Chỗ ngồi". Cách này dành cho chỗ ngồi theo mùa — sân thượng mùa đông, phòng tiệc ngoài dịp sự kiện: số bàn và mã đã in vẫn được giữ.

{warning} Ẩn bàn không làm mã QR đã in ngừng hoạt động. Nếu khách quét mã của một bàn đang ẩn, thực đơn vẫn mở và khách vẫn đặt được món — nhưng bàn đó phục vụ không nhìn thấy, rất dễ bỏ sót đơn. Nếu bàn nghỉ hẳn, hãy lưu trữ bàn (khu vực) — khi đó mã sẽ ngừng nhận đơn.

Ai phục vụ bàn

Dưới mỗi ô bàn có một dải phân công: hoặc nút Phân công phục vụ, hoặc tên người được giao cùng khối lượng của họ ("7 bàn"). Ý nghĩa rất đơn giản: đơn hàng và thông báo của bàn này gửi tới đúng người đó — và chỉ người đó: đồng nghiệp không nhận thông báo về sự kiện của bàn đã gán (ai nhận thông báo đẩy).

  • Một bàn — nhấn vào dải, chọn người trong danh sách (ở đó cũng thấy họ đang giữ bao nhiêu bàn). Dấu chéo gỡ phân công.
  • Cả sảnh hoặc cả khu vực — nút Phân bàn nhanh: chọn nhân viên và phạm vi. Tiện khi ca chỉ có một người.
  • Làm chung — cũng trong hộp thoại đó có lựa chọn Cả đội — không phân công: mọi phân công bị gỡ, ai cũng thấy mọi bàn.

Một cài đặt riêng, Phục vụ tự nhận bàn (Cài đặt → Màn hình), cho phép phục vụ tự lấy một bàn trống ngay trên màn hình của mình ("Nhận bàn này") và trả bàn lại. Khi cài đặt này tắt, quản lý là người chia bàn, còn phục vụ thấy dòng chữ "Quản lý phân bàn".

{warning} Phân bàn nhanh không có nút hoàn tác: nó ghi đè phân công của toàn bộ phạm vi đã chọn cùng một lúc. Bật "phục vụ tự nhận bàn" cũng không gỡ những phân công đã làm trước đó — bàn đã có người thì không ai lấy được cho tới khi phân công được gỡ.

{info} Thiết bị dùng chung (máy tính bảng ở quầy) không được phân bàn — nó không có bàn "của riêng", nên những tài khoản kiểu này không xuất hiện trong danh sách.

Bàn hiển thị gì khi đang chạy ca

Trên các màn hình làm việc, bàn có năm trạng thái: Trống, Yêu cầu (khách đã gửi đơn, chưa ai xác nhận), Đang nấu, Sẵn sàng (món đến lúc mang ra), Đang ngồi (mọi món đã phục vụ, khách đang ngồi). Nếu một bàn có nhiều đơn, trạng thái gấp nhất sẽ được hiển thị.

Bàn còn bận chừng nào hoá đơn của nó còn mở. Món có thể đã ra cách đây một tiếng — bàn vẫn là «Đang ngồi» và trên thẻ bàn hiện số tiền của hoá đơn: khách vẫn ngồi và chưa thanh toán. Bàn chỉ thành «Trống» đúng khi hoá đơn được đóng, tách hoặc gộp sang bàn khác (hoá đơn bàn). Không cần đặt lại thủ công gì cả.

{info} Đó cũng là nguồn gốc của «hoá đơn bị bỏ quên»: hoá đơn chưa đóng sẽ giữ bàn bận sang cả ngày mai. Mọi bàn chờ tính tiền đều nằm trong chế độ «Quầy thu ngân» của màn hình Đơn hàng.

Khách gọi phục vụ là một tín hiệu chú ý riêng, không phải trạng thái thứ sáu.

In mã QR cho bàn

Nút Mã QR phía trên lưới mở trang in: bên trái là các thiết lập, bên phải là bản xem trước các tờ A4.

  • In những gì — mã QR của quán, cả sảnh, một khu vực, hoặc những bàn đã đánh dấu.
  • Kích thước thẻ — "Lớn" (1 thẻ mỗi tờ), "Vừa" (6) hoặc "Nhỏ" (12). Thẻ lớn hợp với quầy và phòng khách sạn, thẻ vừa hợp với chân đứng để bàn, thẻ nhỏ thì gần như là sticker.
  • Gồm cả bàn đang ẩn — mặc định bàn đang ẩn không lên tờ in.
  • Danh sách bàn bên phải bộ đếm ("Bàn · 8 / 24") cho phép bỏ bớt những bàn thừa — rất tiện khi chỉ cần in lại vài thẻ đã mờ.

Trên thẻ, phía trên cùng là chữ "Menu", bên dưới là mã, góc dưới bên trái là số bàn trong vòng tròn xám, góc dưới bên phải là logo Qreaty. Tên bàn không được in lên thẻ, chỉ có số bàn.

Các thẻ nằm sát nhau thành một khối ở giữa tờ giấy, trên lề có in các dấu cắt ngắn — mỗi đầu của mỗi đường cắt một dấu. Hãy cắt theo các dấu: một nhát cắt tách được cả một hàng hoặc một cột. Lưới giống nhau trên mọi tờ, kể cả tờ cuối chưa đầy, nên có thể cắt cả xấp giấy bằng máy xén trong một lần.

Nếu quán có nhiều khu vực, tên khu vực được in cạnh số bàn: số bàn chỉ là duy nhất trong một khu vực, nên thiếu nó thì hai bàn "9" ở hai phòng khác nhau không phân biệt được trên giấy. Tên dài sẽ xuống dòng thứ hai, phần còn lại không vừa sẽ bị cắt bằng dấu ba chấm. Nếu quán chỉ có một khu vực, thẻ không in khu vực.

Nút In mở cửa sổ in thông thường của trình duyệt, từ đó cũng lưu được tờ in thành PDF.

Nút Tải ZIP trả về đúng những bàn đã đánh dấu dưới dạng tệp: mã vector cho nhà in, ảnh cho các phần mềm đơn giản hơn, bảng kê (khu vực, số bàn, tên, liên kết, tên tệp) và một ghi chú ngắn. Đây chính là thứ mà nhà thiết kế hoặc nhà in sẽ hỏi bạn.

Mã vector trong tệp nén có hai kiểu: ô vuông đen thông thường trong thư mục svg và kiểu thương hiệu như trên thẻ của tờ in trong thư mục svg-brand. Mã thông thường thì nhà thiết kế có thể đổi màu và đặt logo vào giữa. Mã thương hiệu cần được đặt nguyên vẹn: khả năng chịu hư hại của nó thấp hơn, nên logo hay chữ đè lên sẽ khiến máy khó đọc.

{warning} Tên tệp bên trong tệp nén không giống nhau giữa các lần tải: sau khi đổi tên khu vực, một tên cũ có thể đã thuộc về bàn khác. Hãy đối chiếu với bảng kê nằm trong chính tệp nén bạn đang cầm.

{info} Giới hạn khi tải — tối đa 500 bàn mỗi lần và không quá ba lần tải mỗi phút (tất cả giới hạn). Nếu quán chưa có thực đơn, trang sẽ cảnh báo: mã vẫn in ra được nhưng sẽ mở một trang trống — chúng hoạt động ngay khi có thực đơn.

Mã QR của quán

Mục đầu tiên trong danh sách «In những gì» là «Mã QR của quán». Đây là mã cho tủ kính: vẫn là thẻ đó nhưng không có vòng tròn số bàn và không có khu vực — chữ "Menu", mã và logo. Cỡ «Lớn» in một mã trên mỗi tờ A4 — đúng thứ để dán lên cửa hoặc cửa kính.

Thay cho «Tải ZIP», ở đây có hai nút: «Tải SVG» — bản vector cho nhà in, sắc nét cả trên decal lẫn trên áp phích, và «Tải PNG» — ảnh cho những chương trình đơn giản hơn, ở độ phân giải để in chứ không phải để xem trên màn hình.

Mã QR của bàn và mã QR của quán là hai mã khác nhau. Mã của quán (Menu → QR của menu chính → «Bản in») dẫn tới thực đơn mà không kèm bàn: nó dùng để dán ở cửa vào, tủ kính hoặc đăng lên mạng xã hội, nhưng không đặt món qua đó được — khách sẽ thấy lời nhắc quét mã trên bàn. Mã của bàn dẫn tới cùng thực đơn ấy, nhưng đơn đã biết mình thuộc bàn nào. Mỗi bàn có mã cố định riêng: bao nhiêu bàn thì bấy nhiêu mã.

{warning} Không được dán cùng một mã lên hai bàn — cả hai đơn sẽ về như đơn của cùng một bàn.